Cara Membuat Indeks Otomatis di Word

13.6K

Tutorial ini membahas cara membuat indeks otomatis di Word, serta cara edit dan menghapus indeks.

Microsoft Word dapat membantu kita membuat indeks dan mengurutkannya secara alfabet.

Berikut cara membuatnya.

Catatan: cara pada tutorial ini disebut Mark-up Index, cocok untuk membuat indeks dengan jumlah halaman dokumen yang sedikit.

Sedangkan untuk jumlah halaman yang banyak bisa menggunakan Concordance Index (AutoMark).

Cara Membuat Indeks

Untuk membuat indeks, terlebih dahulu kita harus menandai istilah-istilah (entri) yang akan dimasukkan ke indeks.

Setelah ditandai semuanya baru dilanjutkan dengan membuat dan menampilkan indeks pada dokumen.

Tahap 1: Menandai Entri untuk Indeks

1. Buka dokumen yang akan dibuat indeksnya.
2. Pilih teks yang ada pada dokumen untuk dijadikan entri pada indeks. Bila ingin menggunakan istilah baru, klik pada bagian yang ingin disisipkan entri untuk indeks (misalnya di dekat teks atau frasa tertentu).
3. Pada tab References, grup Index, klik Mark Entry atau tekan tombol Alt + Shift + X.
   
4. Ketik istilah atau entri di kotak Main entry.
   
5. Untuk membuat entri pendamping (cross-reference), pada bagian Options, klik Cross-reference dan ketik teks pada kotak di sampingnya seperti contoh gambar berikut ini.
   
6. Beri format nomor halaman untuk indeks dengan mencentang kotak Bold (cetak tebal) atau Italic (cetak miring) di bagian Page number format.
7. Untuk menandai entri ini, klik tombol Mark atau klik tombol Mark All untuk menandai semua teks yang sama dalam dokumen.
8. Selanjutnya Microsoft Word akan mengaktifkan fitur Show All Formatting Marks yang akan menampilkan XE field untuk entri yang telah dibuat.
   Contoh tampilan akan seperti gambar berikut ini. Teks dalam kurung kurawal yang ditandai dengan warna hijau merupakan contoh entri.
   Tips: untuk menghilangkan tampilan ini, pada tab Home, grup Paragraph, klik Show/Hide atau tekan tombol CTRL + SHIFT + *.
   
9. Lanjutkan dengan membuat entri yang lain. Bila sudah selesai, klik Close untuk menutup kotak dialog Mark Index Entry.

Tahap 2: Membuat Indeks

1. Klik pada bagian halaman dokumen untuk membuat indeks. Biasanya pada halaman terakhir dokumen.
2. Ketik judul halaman dan tekan Enter untuk memberi jarak antara judul dan isi indeks.
3. Pada tab References, grup Index, klik Insert Index.
4. Pada tab Index, kita dapat melakukan hal berikut:
   • Centang kotak Right align page numbers, untuk membuat rata kanan nomor halaman. Pilih Tab leader yang ingin digunakan (penyambung teks dan nomor halaman berupa garis putus-putus, titik, dan sebagainya).
   • Columns, umumnya indeks terdiri dari 2 kolom. Bila ingin menambah atau mengurangi jumlah kolom, ubah angka pada kotak di sampingnya.
     
5. Klik OK.
6. Bila ada perubahan pada entri, klik pada indeks dan tekan tombol F9 untuk update.

Cara Edit atau Format Entri untuk Indeks

1. Aktifkan fitur Show All Formatting Marks untuk menampilkan XE field dengan mengklik Show/Hide pada tab Home, grup Paragraph. Atau tekan tombol CTRL + SHIFT + *.
2. Cari XE field yang berisi entri yang ingin diubah. Contoh XE field: { XE “Desktop Publishing” }.
   
   Tips: Cara lain mencari field, tekan CTRL + F, klik Special, dan kemudian klik Field. Klik tombol Find Next untuk menemukan XE field. Jika Anda tidak melihat tombol Special, klik More.
3. Untuk merubah atau memformat entri, ubah teks yang ada dalam petik dua.
4. Klik pada indeks dan tekan tombol F9 untuk update.

Cara Menghapus Entri untuk Indeks

1. Aktifkan fitur Show All Formatting Marks untuk menampilkan XE field dengan mengklik Show/Hide pada tab Home, grup Paragraph. Atau tekan tombol CTRL + SHIFT + *.
2. Pilih XE field untuk entri yang akan dihapus, termasuk tanda kurung {}, dan tekan tombol DELETE.
3. Klik pada indeks dan tekan tombol F9 untuk update.

Kesimpulan

Indeks diperlukan untuk memudahkan pembaca mencari nama atau istilah yang disebutkan dalam buku, terutama buku dalam versi cetak.

Jadi, bila kita ingin memeriksa istilah tertentu dalam buku secara cepat, maka kita cukup membuka halaman-halaman tertentu seperti yang tertera pada daftar indeks, tanpa harus membaca buku tersebut secara keseluruhan.

Fitur indeks di Word juga bisa kita manfaatkan untuk membuat daftar singkatan yang memiliki nomor halaman.