Tutorial ini membahas cara mengatur ukuran font yang berbeda untuk hasil mail merge. Dimana nama yang panjang akan otomatis mengecil ukuran font-nya.
Lihat juga: Cara Menyisipkan dan Mengatur Ukuran Gambar Mail Merge
Hal ini pernah ditanyakan oleh salah satu pembaca Computer 1001 yang mau membuat label undangan dan ingin nama yang panjang tetap berada di 1 baris saja, tidak turun ke bawah.
Pengaturan ukuran font mail merge sangat diperlukan pada penulisan nama di label, amplop atau sertifikat yang ukurannya terbatas.
Untuk itu, tutorial ini akan memberikan contoh membuat ukuran font yang berbeda dengan kriteria berikut:
- Ukuran font 8, bila panjang nama > 30 karakter
- Ukuran font 14, bila panjang nama <= 30 karakter
Tahap 1: Buat Data Excel
Agar ukuran font otomatis berubah, maka kita perlu membuat 1 kolom yang akan menghitung panjang nama.
Siapkan data Excel yang berisi Nama dan Panjang nama seperti contoh gambar berikut. Nama sengaja diurut dari pendek ke panjang agar lebih mudah melihatnya.
- Untuk menghitung jumlah karakter atau panjang nama, masukkan rumus =LEN(B2) pada sel A2.
Catatan: sel B2 adalah sel yang berisi nama. - Salin rumus ini ke sel di bawahnya.
- Simpan file Excel.
Tahap 2: Buat Dokumen Mail Merge Word
Langkah-langkah:
- Buat dokumen Word untuk mail merge. Atur tampilannya sesuai yang Anda inginkan. Anda bisa melihat tutorialnya di sini:
- Sisipkan merge field yang diinginkan. Khusus di bagian Nama, taruh 3 Merge Field, yaitu 1 field Panjang dan 2 Field Nama. Urutannya seperti gambar berikut.
- Tekan tombol ALT + F9 untuk merubah tampilan ke kode field seperti berikut.
- Sorot atau pilih ketiga-tiga kode field tersebut dan tekan tombol CTRL + F9. Word akan menambahkan satu kurung kurawal sehingga kodenya menjadi seperti gambar ini.
- Selanjutnya tambahkan tulisan IF dan > 30 pada kode tersebut, sehingga tampilannya menjadi seperti ini. { IF { MERGEFIELD Panjang } > 30 { MERGEFIELD Nama } { MERGEFIELD Nama } }
- Sekarang kita akan mengatur ukuran font Nama. Untuk itu, pilih:
- Huruf M (MERGEFIELD Nama yang pertama) dan beri ukuran font 8 (bila panjang nama > 30 karakter).
- Huruf M (MERGEFIELD Nama yang kedua) dan beri ukuran font 14 (bila panjang nama <= 30 karakter).
Tips: silakan coba ukuran font yang lain. Tampilan kode bisa dilihat pada gambar berikut. Tutorial ini juga memberikan warna untuk membedakan kedua field Nama.
- Tekan tombol ALT + F9 untuk menyembunyikan kode field. Selesai.
- Untuk melihat tampilan masing-masing Nama, tekan Preview Results pada tab Mailings.
Lihat juga: Cara Memberi Warna Data Mail Merge yang Berbeda Berdasarkan Nilai Datanya
Tips
Bila ada lebih dari 2 kondisi, misalnya:
- Ukuran font 8, bila panjang > 40 karakter
- Ukuran font 12, bila panjang > 20 dan <= 40 karakter
- Ukuran font 14, bila panjang <= 20 karakter
Maka penulisan kode adalah seperti berikut:
{ IF { MERGEFIELD Panjang } > 20 { IF { MERGEFIELD Panjang } > 40 { MERGEFIELD Nama } { MERGEFIELD Nama }} { MERGEFIELD Nama }}
Pilih huruf M pada MERGEFIELD Nama dan atur ukuran font. MERGEFIELD Nama yang:
- Pertama untuk ukuran font terkecil (8)
- Tengah untuk ukuran medium (12)
- Terakhir untuk ukuran paling besar (14)