Label List

Wednesday, February 16

Cara Menampilkan Format Angka Excel di Mail Merge Word



Tutorial: Word 2007, 2010, 2013.

Ada satu permasalahan yang muncul di dokumen utama mail merge saat menggabungkan data dari Excel yang berupa angka.

Seperti contoh gambar data Excel berikut ini.
Data angka Mail Merge di Excel

Saat ditampilkan di dokumen utama mail merge, hasilnya menjadi seperti gambar berikut. Rp617.500,00 menjadi 617500 dan semua format berupa: pemisah angka ribuan dan desimal, simbol mata uang, dan persentase hilang.
Dokumen utama Mail Merge di Word

Namun, tidak perlu khawatir. Ada cara mudah agar format angka di Excel tidak hilang saat ditampilkan dalam mail merge.

 

Untuk tutorial dasar cara membuat mail merge di Word dengan menggunakan sumber data dari Excel, dapat dibaca di artikel ini: Cara Membuat Mail Merge di Word 2007, 2010, 2013.

 

Berikut cara menampilkan format angka Excel di mail merge. Catatan: Cara ini juga bisa digunakan untuk menampilkan format tanggal.

 

Langkah-Langkah

  1. Di dokumen utama atau Dokumen Master mail merge, klik:
    • Tombol Microsoft Office Button Microsoft Office Button dan pilih Word Options (Word 2007).
    • Tab File dan pilih Options (Word 2010 dan 2013).
  2. Klik Advanced dan di bagian General, centang kotak Confirm file format conversion on open.
    Kotak dialog Word Options General Tab
  3. Klik OK untuk menutup kotak dialog.
  4. Selanjutnya kita akan menggabungkan dokumen utama dengan data source di Excel.
  5. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
    Mail Merge Select Recipients
  6. Pilih Use Existing List, dan cari lokasi file Excel pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik pada nama file Excel tersebut dan klik Open.
  7. Word akan menampilkan kotak dialog Confirm Data Source. Centang kotak Show all sehingga tampilannya akan seperti ini.
    Confirm Data Source - Show all
  8. Selanjutnya pilih MS Excel Worksheets via DDE (lihat contoh gambar di atas) dan klik OK.
  9. Klik OK untuk menutup kotak dialog.
    Kotak dialog Named or cell range
  10. Sekarang kita akan menempatkan data dari Excel.
  11. Taruh kursor di posisi untuk data source mail merge. Pada tutorial ini, kursor diletakkan di samping tulisan Angka A. Kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Angka_A.
    Insert Merge Field
  12. Lakukan juga hal yang sama pada Angka B dan Angka C. Sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini. Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <<data field>>.
    Data Field Mail Merge
  13. Klik tombol Preview Results.
    Preview Result - Mail Merge
    Preview Results - Mail Merge Word 2013

    Tampilan angka di dokumen utama mail merge Word akan seperti gambar berikut. Lengkap dengan format angkanya seperti di Excel.
    Tampilan format angka di mail merge Word

 

Tip: bila cara ini tidak berhasil menampilkan format Excel di mail merge, coba gunakan cara format di tutorial: Cara Format Teks dan Angka Data Mail Merge di Microsoft Word, yang membahas cara format font, membuat huruf besar dan huruf kecil, serta cara membuat format untuk pemisah angka ribuan dan desimal serta simbol mata uang dan tanggal.

 

Tutorial lain tentang Mail Merge

 


57 comments:

  1. ciamik jurusnya ...

    ReplyDelete
  2. kereeennnn!!!!
    makasih mas ilmunya...

    aruan_ron@yahoo.com

    ReplyDelete
  3. thank's bgt om ini sangat membantu........

    ReplyDelete
  4. siippp ilmunya tapi gmn cara memasukkan data sheet lainnya...tolong makk...

    ReplyDelete
  5. Saya menemui kesulitan pada saat mail merge, dan saya sudah ikuti cara diatas. tapi pada saat akan membuka data excel nya word tidak bisa membukanya. terlampir screen shotnya.
    "word was unable to open data source".
    tolong bantunnya.
    terima kasih

    ReplyDelete
  6. @Anonymous,

    Ada masalah pada dokumen excel hingga muncul error "word was unable to open data source".

    Biasanya saya menggunakan cara berikut:
    Salin data excel ke dokumen excel yang baru dan jalankan mail merge lagi dengan menggunakan data source yang baru ini.

    Salam,

    Imeily

    ReplyDelete
  7. Saya sudah coba beberapa kali untuk menyalin ke document yang baru tapi tetap saja tidak bisa dan selalu muncul tulisan tsb "word was unable to open data source".
    apakah mail merge ini terbatas sampai berapa data saja ??? karena yang saya buati ini ada sekitar 80 orang.

    terima kasih

    ReplyDelete
  8. Sepengetahuan saya mail merge tidak dibatasi sampai 80 data saja.

    Dan dari hasil Googling, saya menemukan 2 sumber berikut yang mungkin bisa membantu:
    - Sumber 1.
    Di forum ini juga disarankan untuk tidak menggunakan Internet Explorer (IE) sbg default browser. Jika Anda menggunakan IE, coba ganti dgn yg lain, spt: Firefox atau Chrome. Krn kemungkinan plug in IE mempengaruhi DDE.
    - Masalah yg lain bisa disebabkan oleh Windows Update/Microsoft update (sumber 2).

    Salam,
    Imeily

    ReplyDelete
  9. TERIMA KASIH INFO YANG SANGAT BERMANFAT SEMOGA ANDA MENDAPAT PAHALA YANG BERLIPAT AMIN......

    ReplyDelete
  10. Terima kasih udah sharing! nice post!

    ReplyDelete
  11. terima kasih ilmunya membuat laporan BOS jadi mudah.

    ReplyDelete
  12. sipppppppp
    bermanfaat sekali
    terimakasih

    rina

    ReplyDelete
  13. mantap sangat bermanfaat

    terima kasih

    ReplyDelete
  14. thengkiyu beraaaatt..

    ReplyDelete
  15. Terima Kasih,...sangat membantu dan bermanfaat Salam sukses selalu

    ReplyDelete
  16. Terima kasih atas ilmunya yg bermanfaat, sudah saya praktekan dan berhasil.

    ReplyDelete
  17. Yg perlu diperhatikan, file excelnya harus dg extension .xls . Jadi apabila file excelnya berextension .xlsx harus dirubah dulu ke dalam format excel 2003 dg extension .xls .

    ReplyDelete
  18. super sekali..
    sangat membantu..

    ReplyDelete
  19. Makasih bro infonya lama aku mencarinya...

    Ane ijin copas Bro..

    ReplyDelete
  20. Siiip. Mantap!!!
    Maturthankyou

    ReplyDelete
  21. @Jakasendu,

    Terima kasih untuk inputnya dan apakah Anda menggunakan Word 2003?

    Karena untuk Word 2007 dan 2010, file Excelnya boleh menggunakan extension .xls (Excel 97-2003) dan .xlsx (Excel 2007 dan 2010).

    Salam,
    Imeily

    ReplyDelete
  22. Mantab broo... gw n temen2 sangat terbantu, trus cara membuat format tanggal bisa gak? tks B4

    ReplyDelete
  23. Udah sekalian bisa format tanggal otomatis tuch,, Adios Amigos!! good job,,, i like it...

    ReplyDelete
  24. wah makasih sangat nih...karna beruntung banget besok aku ada tes tertulis ada bahan mail merge...matur nuwun....

    ReplyDelete
  25. Untuk langkah ke-12, jika workbooknya terdiri dari banyak sheet, maka yang akan muncul di "ïnsert merge field"-nya hanya header di sheet yang pertama saja. Bagaimana solusinya? Tq

    ReplyDelete
  26. @darisjati,

    Sepengetahuan saya, MS Word hanya bisa menggunakan satu worksheet saja sebagai sumber data. Saran saya, coba buat worksheet baru yang berisi gabungan semua worksheet.

    Salam,
    Imeily

    ReplyDelete
  27. wah sangat bermanfaat artieklnya.
    saya mau tanya, bagaimana caranya agar angka tetap terbaca ketika panjang kolom terbatas, tanpa harus menambah panjang kolom?

    ReplyDelete
  28. @arum kania,

    Saya kurang mengerti maksud Anda. Bisa diperjelas lagi?

    Salam,
    Imeily

    ReplyDelete
  29. seperti yg diutarakan oleh sdr @darisjati word hanya bisa membaca sheet pertama. Sedangkan jika kita mempunyai banyak sheet.
    Masalahnya adalah kita tidak bisa merge dgn sheet kedua, ketiga, dst.
    Sedangkan kalo kita jadikan satu smua data dlm 1 sheet akan sangat banyak header dan memakan waktu pengerjaan. Mohon bantuannya. Trims.

    ReplyDelete
  30. @odeen od,

    Mungkin Anda bisa mencoba MS Query untuk menggabungkan lembar kerja -> Link.


    Salam,
    Imeily

    ReplyDelete
  31. Mantabb....
    Selama ini saya selalu mengedit mail merge format angka satu persatu.


    Terima kasih atas share ilmunya.

    ReplyDelete
  32. suwun buuuanggeeeetttttttttttttt..........

    ReplyDelete
  33. makasih banyak gan, sejauh ini tips agan yang paling yahud and simpel:)

    ReplyDelete
  34. Fr : Tubagus

    Benar-benar membantu sekali informasi ini,

    thanks yah imeily

    :)

    ReplyDelete
  35. Maaciiiii bgt... really help... u save my weekend

    ReplyDelete
  36. Makasih bangggettt :)

    ReplyDelete
  37. Makasiiih ilmunyaaa.. membantu bangett :)

    ReplyDelete
  38. sangat membantu, terima kasih

    ReplyDelete
  39. mau tanya kok di mail merge saya insertnya maksimal cuma 21 aja ya

    ReplyDelete
  40. Coba cek data recipients (Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Edit Recipient List), apakah semuanya dicentang?

    ReplyDelete
  41. Fantastic....!!! thanks for sharing it....

    ReplyDelete
  42. mba, kao memisahkan angka dengan menggunakan warna secara otomatis sewaktu pengetikan gimana ya caranya?

    trimakasih mba..

    ReplyDelete
    Replies
    1. Maksud Anda adalah format text mail merge berdasarkan datanya? Coba cara di forum ini.

      Delete
  43. mba,, langkah ke 3 di word 2013 g ada y.. gmn cara setting nya.. thnx..

    ReplyDelete
    Replies
    1. Langkah Word 2013 sama dengan Word 2010:
      1. Klik File > Options > Advanced.
      2. Di bagian General, centang kotak Confirm file format conversion on open.

      Delete
    2. apakah file excel nya harus dalam bentuk xls...??

      Delete
    3. Tidak harus. Bisa menggunakan format xlsx bila Anda menggunakan Word versi 2007 ke atas.

      Delete
  44. Kok tetap gak bisa ya? Bingung saya.. T_T
    Pertamanya di Excel saya sudah ganti separator . (titik) dan , (koma)-nya. Titik untuk separator ribuan dan koma untuk desimal.
    Di Excel formatnya Numbers, show separator (.) dan terlihat sebagai 185.000.000

    Di Word sudah di check 'Confirm file format conversion to open', tetapi tetap keluarnya 185000000 aja? Kenapa ya?

    ReplyDelete
    Replies
    1. Bila separator di Excel tidak diubah, apakah hasilnya tetap sama?

      Bila ya, mungkin Anda perlu menggunakan format merge field untuk menampilkan format angka Excel di Word. Petunjuk lengkapnya ada artikel ini: Formatting Word fields with switches.

      Delete