Cara Menampilkan Format Angka Excel di Mail Merge Word


Tutorial: Word 2007, 2010, 2013.

Ada satu permasalahan yang muncul di dokumen utama mail merge saat menggabungkan data dari Excel yang berupa angka.

Seperti contoh gambar data Excel berikut ini.
Data angka Mail Merge di Excel

Saat ditampilkan di dokumen utama mail merge, hasilnya menjadi seperti gambar berikut. Rp617.500,00 menjadi 617500 dan semua format berupa: pemisah angka ribuan dan desimal, simbol mata uang, dan persentase hilang.
Dokumen utama Mail Merge di Word

Namun, tidak perlu khawatir. Ada cara mudah agar format angka di Excel tidak hilang saat ditampilkan dalam mail merge.

 

Untuk tutorial dasar cara membuat mail merge di Word dengan menggunakan sumber data dari Excel, dapat dibaca di artikel ini: Cara Membuat Mail Merge di Word 2007, 2010, 2013.

 

Berikut cara menampilkan format angka Excel di mail merge. Catatan: Cara ini juga bisa digunakan untuk menampilkan format tanggal.

 

Langkah-Langkah

  1. Di dokumen utama atau Dokumen Master mail merge, klik:
    • Tombol Microsoft Office Button Microsoft Office Button dan pilih Word Options (Word 2007).
    • Tab File dan pilih Options (Word 2010 dan 2013).
  2. Klik Advanced dan di bagian General, centang kotak Confirm file format conversion on open.
    Kotak dialog Word Options General Tab
  3. Klik OK untuk menutup kotak dialog.
  4. Selanjutnya kita akan menggabungkan dokumen utama dengan data source di Excel.
  5. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
    Mail Merge Select Recipients
  6. Pilih Use Existing List, dan cari lokasi file Excel pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik pada nama file Excel tersebut dan klik Open.
  7. Word akan menampilkan kotak dialog Confirm Data Source. Centang kotak Show all sehingga tampilannya akan seperti ini.
    Confirm Data Source - Show all
  8. Selanjutnya pilih MS Excel Worksheets via DDE (lihat contoh gambar di atas) dan klik OK.
  9. Klik OK untuk menutup kotak dialog.
    Kotak dialog Named or cell range
  10. Sekarang kita akan menempatkan data dari Excel.
  11. Taruh kursor di posisi untuk data source mail merge. Pada tutorial ini, kursor diletakkan di samping tulisan Angka A. Kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Angka_A.
    Insert Merge Field
  12. Lakukan juga hal yang sama pada Angka B dan Angka C. Sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini. Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <<data field>>.
    Data Field Mail Merge
  13. Klik tombol Preview Results.
    Preview Result - Mail Merge
    Preview Results - Mail Merge Word 2013

    Tampilan angka di dokumen utama mail merge Word akan seperti gambar berikut. Lengkap dengan format angkanya seperti di Excel.
    Tampilan format angka di mail merge Word

 

Tip: bila cara ini tidak berhasil menampilkan format Excel di mail merge, coba gunakan cara format di tutorial: Cara Format Teks dan Angka Data Mail Merge di Microsoft Word, yang membahas cara format font, membuat huruf besar dan huruf kecil, serta cara membuat format untuk pemisah angka ribuan dan desimal serta simbol mata uang dan tanggal.

 

Tutorial lain tentang Mail Merge

 

Share this

Related Posts

Previous
Next Post »

67 comments

Tulis Komentar
Anonymous
Sun Jul 17, 10:59:00 PM delete

ciamik jurusnya ...

Reply
Anonymous
Tue Aug 23, 06:48:00 PM delete

kereeennnn!!!!
makasih mas ilmunya...

aruan_ron@yahoo.com

Reply
Anonymous
Fri Oct 07, 08:45:00 PM delete

thank's bgt om ini sangat membantu........

Reply
Anonymous
Fri Oct 07, 10:17:00 PM delete

siippp ilmunya tapi gmn cara memasukkan data sheet lainnya...tolong makk...

Reply
Anonymous
Tue Oct 25, 04:00:00 PM delete

Saya menemui kesulitan pada saat mail merge, dan saya sudah ikuti cara diatas. tapi pada saat akan membuka data excel nya word tidak bisa membukanya. terlampir screen shotnya.
"word was unable to open data source".
tolong bantunnya.
terima kasih

Reply
Tue Oct 25, 06:58:00 PM delete

@Anonymous,

Ada masalah pada dokumen excel hingga muncul error "word was unable to open data source".

Biasanya saya menggunakan cara berikut:
Salin data excel ke dokumen excel yang baru dan jalankan mail merge lagi dengan menggunakan data source yang baru ini.

Salam,

Imeily

Reply
Anonymous
Thu Oct 27, 11:55:00 AM delete

Saya sudah coba beberapa kali untuk menyalin ke document yang baru tapi tetap saja tidak bisa dan selalu muncul tulisan tsb "word was unable to open data source".
apakah mail merge ini terbatas sampai berapa data saja ??? karena yang saya buati ini ada sekitar 80 orang.

terima kasih

Reply
Thu Oct 27, 03:17:00 PM delete

Sepengetahuan saya mail merge tidak dibatasi sampai 80 data saja.

Dan dari hasil Googling, saya menemukan 2 sumber berikut yang mungkin bisa membantu:
- Sumber 1.
Di forum ini juga disarankan untuk tidak menggunakan Internet Explorer (IE) sbg default browser. Jika Anda menggunakan IE, coba ganti dgn yg lain, spt: Firefox atau Chrome. Krn kemungkinan plug in IE mempengaruhi DDE.
- Masalah yg lain bisa disebabkan oleh Windows Update/Microsoft update (sumber 2).

Salam,
Imeily

Reply
Thu Nov 03, 10:56:00 AM delete

TERIMA KASIH INFO YANG SANGAT BERMANFAT SEMOGA ANDA MENDAPAT PAHALA YANG BERLIPAT AMIN......

Reply
Anonymous
Tue Dec 06, 10:12:00 PM delete

Terima kasih udah sharing! nice post!

Reply
Anonymous
Mon Jan 09, 05:29:00 PM delete

terima kasih ilmunya membuat laporan BOS jadi mudah.

Reply
Anonymous
Fri Feb 03, 10:41:00 AM delete

sipppppppp
bermanfaat sekali
terimakasih

rina

Reply
Anonymous
Wed Feb 08, 09:51:00 AM delete

mantap sangat bermanfaat

terima kasih

Reply
Anonymous
Fri Mar 02, 07:13:00 PM delete

thengkiyu beraaaatt..

Reply
Mon Mar 05, 09:19:00 AM delete

Terima Kasih,...sangat membantu dan bermanfaat Salam sukses selalu

Reply
Anonymous
Fri Mar 16, 05:15:00 PM delete

Terima kasih atas ilmunya yg bermanfaat, sudah saya praktekan dan berhasil.

Reply
Jakasendu
Mon Mar 26, 06:30:00 PM delete

Yg perlu diperhatikan, file excelnya harus dg extension .xls . Jadi apabila file excelnya berextension .xlsx harus dirubah dulu ke dalam format excel 2003 dg extension .xls .

Reply
Anonymous
Thu Mar 29, 07:16:00 AM delete

super sekali..
sangat membantu..

Reply
Thu Mar 29, 08:19:00 PM delete

Makasih bro infonya lama aku mencarinya...

Ane ijin copas Bro..

Reply
Anonymous
Fri Mar 30, 10:09:00 AM delete

Siiip. Mantap!!!
Maturthankyou

Reply
Thu Apr 05, 10:52:00 AM delete

@Jakasendu,

Terima kasih untuk inputnya dan apakah Anda menggunakan Word 2003?

Karena untuk Word 2007 dan 2010, file Excelnya boleh menggunakan extension .xls (Excel 97-2003) dan .xlsx (Excel 2007 dan 2010).

Salam,
Imeily

Reply
Anonymous
Mon Apr 16, 10:33:00 PM delete

Mantab broo... gw n temen2 sangat terbantu, trus cara membuat format tanggal bisa gak? tks B4

Reply
Anonymous
Mon Apr 16, 10:47:00 PM delete

Udah sekalian bisa format tanggal otomatis tuch,, Adios Amigos!! good job,,, i like it...

Reply
Anonymous
Wed Apr 25, 07:41:00 PM delete

thx bgt bro

Reply
Thu May 03, 09:49:00 PM delete

wah makasih sangat nih...karna beruntung banget besok aku ada tes tertulis ada bahan mail merge...matur nuwun....

Reply
Tue May 08, 09:06:00 AM delete

Untuk langkah ke-12, jika workbooknya terdiri dari banyak sheet, maka yang akan muncul di "ïnsert merge field"-nya hanya header di sheet yang pertama saja. Bagaimana solusinya? Tq

Reply
Wed May 09, 10:51:00 AM delete

@darisjati,

Sepengetahuan saya, MS Word hanya bisa menggunakan satu worksheet saja sebagai sumber data. Saran saya, coba buat worksheet baru yang berisi gabungan semua worksheet.

Salam,
Imeily

Reply
Wed Sep 05, 11:14:00 AM delete

wah sangat bermanfaat artieklnya.
saya mau tanya, bagaimana caranya agar angka tetap terbaca ketika panjang kolom terbatas, tanpa harus menambah panjang kolom?

Reply
Wed Sep 05, 03:31:00 PM delete

@arum kania,

Saya kurang mengerti maksud Anda. Bisa diperjelas lagi?

Salam,
Imeily

Reply
Sun Oct 21, 01:17:00 PM delete

seperti yg diutarakan oleh sdr @darisjati word hanya bisa membaca sheet pertama. Sedangkan jika kita mempunyai banyak sheet.
Masalahnya adalah kita tidak bisa merge dgn sheet kedua, ketiga, dst.
Sedangkan kalo kita jadikan satu smua data dlm 1 sheet akan sangat banyak header dan memakan waktu pengerjaan. Mohon bantuannya. Trims.

Reply
Tue Oct 23, 11:23:00 AM delete

@odeen od,

Mungkin Anda bisa mencoba MS Query untuk menggabungkan lembar kerja -> Link.


Salam,
Imeily

Reply
Anonymous
Tue Jan 08, 03:07:00 PM delete

Mantabb....
Selama ini saya selalu mengedit mail merge format angka satu persatu.


Terima kasih atas share ilmunya.

Reply
Sat Feb 16, 03:31:00 PM delete

suwun buuuanggeeeetttttttttttttt..........

Reply
Thu Mar 21, 01:44:00 AM delete

makasih banyak gan, sejauh ini tips agan yang paling yahud and simpel:)

Reply
Anonymous
Fri Apr 05, 11:04:00 AM delete

Fr : Tubagus

Benar-benar membantu sekali informasi ini,

thanks yah imeily

:)

Reply
Anonymous
Sat Apr 20, 07:16:00 PM delete

Maaciiiii bgt... really help... u save my weekend

Reply
Anonymous
Sun Sep 29, 11:48:00 PM delete

Makasih bangggettt :)

Reply
Anonymous
Tue Oct 01, 10:49:00 AM delete

Makasiiih ilmunyaaa.. membantu bangett :)

Reply
Anonymous
Fri Oct 18, 11:28:00 AM delete

sangat membantu, terima kasih

Reply
Anonymous
Fri Nov 01, 04:52:00 PM delete

mau tanya kok di mail merge saya insertnya maksimal cuma 21 aja ya

Reply
Fri Nov 01, 08:23:00 PM delete

Coba cek data recipients (Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Edit Recipient List), apakah semuanya dicentang?

Reply
Tue Feb 04, 09:44:00 PM delete

Fantastic....!!! thanks for sharing it....

Reply
Anonymous
Tue Feb 11, 11:36:00 AM delete

mba, kao memisahkan angka dengan menggunakan warna secara otomatis sewaktu pengetikan gimana ya caranya?

trimakasih mba..

Reply
Tue Feb 11, 01:12:00 PM delete

Maksud Anda adalah format text mail merge berdasarkan datanya? Coba cara di forum ini.

Reply
Anonymous
Wed Feb 12, 06:02:00 AM delete

mba,, langkah ke 3 di word 2013 g ada y.. gmn cara setting nya.. thnx..

Reply
Wed Feb 12, 07:15:00 AM delete

Langkah Word 2013 sama dengan Word 2010:
1. Klik File > Options > Advanced.
2. Di bagian General, centang kotak Confirm file format conversion on open.

Reply
Anonymous
Thu Feb 13, 06:27:00 AM delete

apakah file excel nya harus dalam bentuk xls...??

Reply
Thu Feb 13, 09:35:00 AM delete

Tidak harus. Bisa menggunakan format xlsx bila Anda menggunakan Word versi 2007 ke atas.

Reply
Anonymous
Sun Mar 02, 08:17:00 PM delete

Kok tetap gak bisa ya? Bingung saya.. T_T
Pertamanya di Excel saya sudah ganti separator . (titik) dan , (koma)-nya. Titik untuk separator ribuan dan koma untuk desimal.
Di Excel formatnya Numbers, show separator (.) dan terlihat sebagai 185.000.000

Di Word sudah di check 'Confirm file format conversion to open', tetapi tetap keluarnya 185000000 aja? Kenapa ya?

Reply
Mon Mar 03, 04:56:00 PM delete

Bila separator di Excel tidak diubah, apakah hasilnya tetap sama?

Bila ya, mungkin Anda perlu menggunakan format merge field untuk menampilkan format angka Excel di Word. Petunjuk lengkapnya ada artikel ini: Formatting Word fields with switches.

Reply
Mon Jun 16, 10:19:00 AM delete

makasih tutorialnya...akhirnya bisa nginput data dari rumah

Reply
Anonymous
Fri Dec 19, 07:34:00 AM delete

mbak saya sedang membuat laporan yang menggunakan data dari excel tapi di ms word beberapa kolom tidak terbaca yang muncul malah angka nol. kenapa ya padahal isinya bukan angka...

Reply
Fri Dec 19, 08:11:00 AM delete

Coba format data di Excel tersebut menjadi Text dan pastikan untuk menghubungkan data mail merge dengan menggunakan DDE.

Reply
Anonymous
Mon Jun 01, 10:36:00 AM delete

saya sudah mencoba, tpi data dari excel tidak tampil semua pada mail merge gmn mas?....

Reply
Tue Jun 09, 07:01:00 PM delete

Merger NIP karena angka NIP itu ada spasi maka di merger word 2010 keluar nya angka "0", dengan cara di atas masalah teratasi, terima kasih

Reply
Wed Jun 17, 08:32:00 PM delete

Mail merge hanya bisa mengambil 255 kolom data dari Excel.
Solusinya: coba export file Excel ke format CSV dan hubungkan dokumen mail merge Word dengan file CSV ini.

Reply
Anonymous
Fri Jul 03, 09:25:00 AM delete

format csv ada beberapa macam saya coba semua tidak bisa semua,hanya bisa 255 kolom juga

Reply