Cara Menggabungkan Data Mail Merge di Halaman yang Sama Berdasarkan Kategori


Tutorial: Word 2007, 2010, 2013.

Tutorial ini menyajikan cara menggunakan mail merge untuk membuat daftar data dari Excel yang diurut dan dipisahkan berdasarkan kategori.
Misalnya, kita ingin membuat surat yang ditujukan kepada beberapa orang dengan alamat yang sama. Masing-masing surat akan dibuat berdasarkan alamatnya, dan satu surat berisi data untuk lebih dari satu orang.

Cara Menggabungkan Data Mail Merge di Halaman yang Sama Berdasarkan Kategori

Berikut cara membuatnya.

 

Tahap I: Sumber Data Mail Merge

Siapkan data di Excel, contohnya seperti gambar berikut.
Contoh Sumber Data Excel berdasarkan Kategori Kota

Untuk mail merge ini, data harus diurutkan. Tetapi kita tidak harus mengurutkan data yang berada di file Excel. Kita bisa mengurutkan data di dokumen Word, dengan begitu urutan data di Excel tidak terganggu.

Cara mengurutkan data mail merge di Word:

  1. Pada tab Mailings, bagian Start Mail Merge, klik Edit Recipient List.
  2. Di bagian Refine recipient list, klik Sort.
    Pilih Sort untuk mengurutkan data mail merge
  3. Pada tab Sort Records, klik tanda panah pada Sort by untuk memilih kategori pengurutan data. Pada tutorial ini, pengurutan berdasarkan Kota.
  4. Klik OK untuk menutup semua kotak dialog.

 

Tahap II: Dokumen Utama Mail Merge

Langkah-langkah:

  1. Buat dokumen baru (CTRL + N) di Microsoft Word.
  2. Pada Mailings tab, di grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge, dan pilih Directory.
    Pilih Mail Merge DIrectory
  3. Selanjutnya kita akan mengambil data untuk mail merge. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
  4. Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen pada kotak dialog Select Data Source.
  5. Di kotak dialog Confirm Data Source, pilih MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) dan klik OK.
    Pilih MS Excel Worksheets via DDE (*.xls)
    Catatan: dengan memilih DDE maka kita bisa tetap menggunakan format data di Excel, seperti format mata uang, tanggal, dan lain-lain. Tutorial lengkapnya ada di sini: Cara Menampilkan Format Angka Excel di Mail Merge Word 2007 - 2010.
  6. Pilih Entire Spreadsheet dan klik OK.
  7. Selanjutnya masukkan kode mail merge berikut. Gunakan tombol CTRL + F9 untuk membuat kurung kurawal {}.

    QUOTE { IF { MERGESEQ } = 1 { SET Key ""}}
    "{ IF { MERGEFIELD Kota } <> { REF Key } "{ IF { MERGESEQ } > 1 ""}
    { MERGEFIELD Kota}{ SET Key {MERGEFIELD Kota}}

    " }    {MERGEFIELD Nama } {MERGEFIELD Jumlah }
    "}


    Keterangan Kode:

    • MERGESEQ merupakan nomor urut data (record). Kunci pengurutan adalah menggunakan nama Kota yang berada di kolom satu.
    • Ikuti kode di atas termasuk barisnya dan ganti nama field (Kota, Nama, Jumlah) sesuai dengan nama kolom Excel Anda.
    • Untuk jarak antar kolom menggunakan tombol TAB.
    • Gunakan tombol ALT + F9, untuk melihat dan menyembunyikan kode field mail merge.

    Contoh kode field mail merge menggabungkan data berdasarkan kategori Kota
    Screenshot kode mail merge di Word
  8. Untuk melihat hasilnya, jangan menggunakan Preview Result. Gunakan cara berikut untuk melihat hasil tampilan yang sebenarnya:
    1. Pada tab Mailings, bagian Finish, klik Finisih & Merge, dan pilih Edit Individual Documents.
    2. Pilih All dan klik OK. Hasilnya adalah seperti berikut ini.

      Catatan: ulangi langkah 8a dan 8b untuk melihat setiap hasil perubahan yang dilakukan.
      Tampilan Mail Merge yang diurut dan digabung berdasarkan Kota
  9. Agar daftar masing-masing kota berada pada halaman yang terpisah, ganti tanda petik dua ("") pada baris dua dengan kode QUOTE 12, seperti contoh kode berikut.

    { QUOTE { IF { MERGESEQ } = 1 { SET Key ""}} "{ IF { MERGEFIELD Kota } <> { REF Key }" { IF { MERGESEQ } > 1 { QUOTE 12 }} { MERGEFIELD Kota}{ SET Key {MERGEFIELD Kota}}

    " }    {MERGEFIELD Nama } {MERGEFIELD Jumlah }
    "}


    Contoh kode field mail merge untuk setiap kategori pada halaman berbeda
    Screenshot kode mail merge di Word

 

Cara Menyisipkan Teks pada Sebelum dan Setelah Daftar Mail Merge

Tutorial di atas akan menghasilkan dokumen mail merge yang berupa daftar yang diambil dari sumber data Excel. Namun, hanya berisi daftar saja kadang tidak cukup. Kita mungkin ingin menambahkan kalimat pembuka, kalimat penutup dan informasi lainnya.

Bila kita menambahkan teks-teks tersebut begitu saja pada kode mail merge di atas, maka hasilnya akan kacau. Setiap teks tersebut akan ditampilkan berulang kali sesuai jumlah data. Misalnya, di satu surat ada 3 data, maka kalimat pembuka dan kalimat penutupnya juga akan ditampilkan sebanyak 3 kali seperti gambar berikut.
Contoh tampilan mail merge yang kacau

Agar hasilnya tidak kacau, kita akan menambahkan satu dummy record pada sumber data Excel seperti contoh berikut. Tambahkan angka nol (0) pada baris terakhir Kota.
Data Mail Merge Kategori dengan dummy record

Selanjutnya buat kode mail merge seperti contoh berikut.


{ QUOTE { IF { MERGESEQ } = 1 { SET Key ""} { SET LastKey {REF Key }}}
{ IF { MERGEFIELD Kota } <> {REF Key } "{ IF { MERGESEQ } > 1 "

Untuk informasi lebih lanjut, silakan hubungi Sales Manager Anda.

Hormat Kami,


Customer Service Manager

{ IF { MERGEFIELD Kota } <> 0 { QUOTE 12 }}"} {IF { MERGEFIELD Kota } <> 0
"{DATE \@ "d MMMM yyyy"}

Kepada Yth.,
Retail Sales { MERGEFIELD Kota } { SET Key { MERGEFIELD Kota }}

Berikut adalah total penjualan untuk wilayah { MERGEFIELD Kota }.

Nama     Jumlah
"}"}"{ IF {MERGEFIELD Kota } <> 0 "{MERGEFIELD Nama }     {MERGEFIELD Jumlah }
"}"}


Kode field mail merge dengan tambahan teks
Screenshot kode mail merge di Word


Hasilnya adalah seperti gambar di bawah ini.
Hasil lengkap mail merge kategori untuk setiap halaman Kategori

 

Rekomendasi Artikel

Share this

Related Posts

Previous
Next Post »

2 comments

Tulis Komentar
13 October, 2016 19:22 delete

saya membuat rapot dari word, source nilai dari excel. (mailing)
di excel nilai kurang dari 76 berwarna merah (memalui fungsi format condition)
setelah saya load di word, warna tetap hitam.
kira kira ada ga cara agar warna merah dapat di load di word.
terima kasih

Reply
18 October, 2016 19:29 delete

Maaf, baru bisa dibalas hari ini pertanyaannya.
Pengaturannya dibuat di Word. Caranya ada di sini: Cara Memberi Warna Data Mail Merge yang Berbeda Berdasarkan Nilai Datanya

Reply