Cara Gabungkan Data Mail Merge di Halaman Sama Menurut Kategori

14.2K

Tutorial ini menyajikan cara menggunakan mail merge untuk membuat daftar data dari Excel yang diurut dan dipisahkan berdasarkan kategori.

Misalnya, kita ingin membuat surat yang ditujukan kepada beberapa orang dengan alamat yang sama. Masing-masing surat akan dibuat berdasarkan alamatnya, dan satu surat berisi data untuk lebih dari satu orang.

Berikut cara membuatnya.

Hal Penting

Berhubung kode mail merge ini cukup rumit dan untuk menghindari kesalahan pengetikan, maka pada tutorial ini disertakan juga screenshot gambar kode mail merge di Word.

Jadi bila anda tidak berhasil membuat mail merge seperti di tutorial ini, maka bandingkan kode yang anda buat dengan kode di gambar apakah sudah sesuai.

Tahap I: Sumber Data Mail Merge

Siapkan data di Excel, contohnya seperti gambar ini.

Untuk mail merge ini, data harus diurutkan. Tetapi kita tidak harus mengurutkan data yang berada di file Excel. Kita bisa mengurutkan data di dokumen Word, dengan begitu urutan data di Excel tidak terganggu.

Cara mengurutkan data mail merge di Word:

1. Pada tab Mailings, bagian Start Mail Merge, klik Edit Recipient List.
2. Di bagian Refine recipient list, klik Sort.
   
3. Pada tab Sort Records, klik tanda panah pada Sort by untuk memilih kategori pengurutan data. Pada tutorial ini, pengurutan berdasarkan Kota.
4. Klik OK untuk menutup semua kotak dialog.

Tahap II: Dokumen Utama Mail Merge

Langkah-langkah:

1. Buat dokumen baru (CTRL + N) di Microsoft Word.
2. Pada Mailings tab, di grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge, dan pilih Directory.
   
3. Selanjutnya kita akan mengambil data untuk mail merge. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
4. Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen pada kotak dialog Select Data Source.
5. Di kotak dialog Confirm Data Source, pilih MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) dan klik OK.
   
   Catatan: dengan memilih DDE maka kita bisa tetap menggunakan format data di Excel, seperti format mata uang, tanggal, dan lain-lain. Tutorial lengkapnya ada di sini: Cara Menampilkan Format Angka Excel di Mail Merge Word.
   Hal Penting: Bila tidak bisa menggunakan DDE, maka tidak usah mengikuti langkah 5 dan 6. Hubungkan data Excel dengan cara di sini: Cara Membuat Mail Merge di Word.
6. Pilih Entire Spreadsheet dan klik OK.
7. Selanjutnya masukkan kode mail merge berikut. Gunakan tombol CTRL + F9 untuk membuat kurung kurawal {}.

   {QUOTE { IF { MERGESEQ } = 1 { SET Key ""}}
   "{ IF { MERGEFIELD Kota } <> { REF Key } "{ IF { MERGESEQ } > 1 ""}
   { MERGEFIELD Kota}{ SET Key {MERGEFIELD Kota}}
   
   " }    {MERGEFIELD Nama } {MERGEFIELD Jumlah }
   "}
   

   Screenshot kode mail merge di Word
   

   Keterangan Kode:

   • MERGESEQ merupakan nomor urut data (record). Kunci pengurutan adalah menggunakan nama Kota yang berada di kolom satu.
   • Ikuti kode di atas termasuk barisnya dan ganti nama field (Kota, Nama, Jumlah) sesuai dengan nama kolom Excel Anda.
   • Untuk jarak antar kolom menggunakan tombol TAB.
   • Gunakan tombol ALT + F9, untuk melihat dan menyembunyikan kode field mail merge.
8. Untuk melihat hasilnya, jangan menggunakan Preview Result. Gunakan cara berikut untuk melihat hasil tampilan yang sebenarnya:
   1. Pada tab Mailings, bagian Finish, klik Finisih & Merge, dan pilih Edit Individual Documents.
   2. Pilih All dan klik OK. Hasilnya adalah seperti berikut ini.
      Catatan: ulangi langkah-langkah ini untuk melihat setiap hasil perubahan yang dilakukan.
      
9. Agar daftar masing-masing kota berada pada halaman yang terpisah, ganti tanda petik dua (“”) pada baris dua dengan kode QUOTE 12, seperti contoh kode berikut.

    { QUOTE { IF { MERGESEQ } = 1 { SET Key ""}}
       "{ IF { MERGEFIELD Kota } <> { REF Key }" { IF { MERGESEQ } > 1 { QUOTE 12 }} { MERGEFIELD Kota}{ SET Key {MERGEFIELD Kota}}
   
   " }    {MERGEFIELD Nama } {MERGEFIELD Jumlah  }
     "}
   

   Screenshot kode mail merge di Word

   

Cara Menyisipkan Teks pada Sebelum dan Setelah Daftar Mail Merge

Tutorial di atas akan menghasilkan dokumen mail merge yang berupa daftar yang diambil dari sumber data Excel. Namun, hanya berisi daftar saja kadang tidak cukup. Kita mungkin ingin menambahkan kalimat pembuka, kalimat penutup dan informasi lainnya.

Bila kita menambahkan teks-teks tersebut begitu saja pada kode mail merge di atas, maka hasilnya akan kacau. Setiap teks tersebut akan ditampilkan berulang kali sesuai jumlah data. Misalnya, di satu surat ada 3 data, maka kalimat pembuka dan kalimat penutupnya juga akan ditampilkan sebanyak 3 kali seperti gambar berikut.

Agar hasilnya tidak kacau, kita akan menambahkan satu dummy record pada sumber data Excel seperti contoh berikut. Tambahkan angka nol (0) pada baris terakhir Kota.

Selanjutnya buat kode mail merge seperti contoh berikut.

{ QUOTE { IF { MERGESEQ } = 1 { SET Key ""} { SET  LastKey {REF Key }}}
  { IF { MERGEFIELD Kota } <> {REF Key } "{ IF { MERGESEQ } > 1 "


Untuk informasi lebih lanjut, silakan hubungi Sales  Manager Anda.

  Hormat Kami,

Customer Service Manager

{ IF { MERGEFIELD Kota } <> 0 { QUOTE 12 }}"}  {IF { MERGEFIELD Kota } <> 0
  "{DATE @ "d MMMM yyyy"}

Kepada Yth.,
  Retail Sales { MERGEFIELD Kota } { SET Key { MERGEFIELD Kota }}

Berikut adalah total penjualan  untuk wilayah { MERGEFIELD Kota }.

Nama     Jumlah
  "}"}"{ IF {MERGEFIELD Kota } <> 0 "{MERGEFIELD Nama }     {MERGEFIELD  Jumlah }
  "}"}

Screenshot kode mail merge di Word

Hasilnya adalah seperti gambar di bawah ini.

Rekomendasi Artikel

• Cara Membuat Mail Merge di Word
• Cara Membuat Mail Merge Gambar di Word
• Cara Membuat Mail Merge Label Diurutkan Memkolom
• Cara Membuat Mail Merge Label dengan Excel dan Word
• Cara Format Teks dan Angka Data Mail Merge di Microsoft Word
• Cara Memberi Warna Data Mail Merge yang Berbeda Berdasarkan Nilai Datanya