8 Cara Flash Fill Excel untuk Memisah, Menggabung & Format Data

2.6K

Fitur Flash Fill boleh dikatakan sangat “luar biasa” karena bisa menyederhanakan pekerjaan Excel yang rumit dan lama serta menggantikan rumus Excel.

Apa itu Flash Fill Excel?

Fitur ini ada di Excel versi 2013 ke atas (Excel 2016, 2019, 2021) serta Office 365.

Flash Fill akan otomatis mengisi data pada sebuah kolom dengan mengidentifikasi pola data yang kita diberikan pada kolom yang sama.

Fitur ini sangat bagus untuk:

• Memisahkan data ke beberapa kolom.
• Menggabungkan data dari beberapa kolom menjadi 1 kolom. Baik data yang sederhana maupun yang kompleks (contoh alamat email).
• Mengambil bagian data (misalnya: angka saja, huruf saja, atau beberapa karakter tertentu).
• Mengganti sebagian isi data atau memberi tambahan pada data.
• Mengubah format data (teks, angka, dan tanggal).
• Merapikan data (penulisan huruf besar, huruf kecil, dan sebagainya)
• Membersihkan data (menghapus spasi, tanda sambung, dan lain-lain).

Bagaimana dengan pengguna Excel versi sebelumnya (2010 dan 2007)?
Karena tidak ada fitur ini, maka anda bisa menggunakan formula atau fitur Excel yang lain. Tutorialnya ada disertakan pada uraian di bawah ini.

Cara Menggunakan Flash Fill

Cara yang paling cepat menggunakan Flash Fill adalah dengan menekan tombol CTRL + E.

Flash Fill juga bisa diakses di:

• Tab Data, grup Data tools.
  
• Tab Home, grup Editing, klik tanda panah Fill dan pilih Flash Fill.
  

Berikut adalah langkah detil cara menggunakannya.

Misalnya kita mempunya data di kolom A seperti contoh gambar berikut. Kemudian kita ingin memisahkan huruf dan angka menjadi 2 kolom.

Langkah-langkah:

1. Buat contoh data yang kita inginkan untuk diidentifikasi Excel.
   Caranya: klik sel kosong baris pertama pada kolom di sampingnya, yaitu sel B1. Ketik Usb dan tekan ENTER.
   Catatan: huruf besar atau huruf kecil yang kita gunakan pada langkah ini akan diikuti oleh Flash Fill.
2. Sekarang sel aktif akan berpindah ke sel B2. Buat Flash Fill dengan menekan tombol CTRL + E.
   Catatan: tidak masalah bila sel aktif ada di B1. Yang penting ada di kolom yang sama dan tidak keluar dari baris data.
3. Ulangi langkah-langkah di atas untuk kolom C.
   Catatan: kita juga bisa mengetik semua data di sel B1 dan C1 terlebih dahulu, baru kemudian membuat Flash Fill.
   

Tips:

• Tekan tombol CTRL + Z bila hasilnya tidak seperti yang diinginkan.
• Kadang heading (judul) kolom juga dimasukkan dalam Flash Fill. Hapus saja bila muncul heading baru.
• Bila ada pesan error, lihat solusinya di sini.

Contoh-Contoh Flash Fill

Berikut adalah contoh-contoh yang menunjukkan kemampuan Flash Fill. Namun tidak terbatas pada contoh ini saja. Masih ada banyak lagi kegunaan Flash Fill yang bisa anda coba sendiri.

1. Memisahkan Data

Contoh 1: memisahkan nama menjadi 2 kolom, yaitu nama depan dan nama belakang.

Contoh 2: memisahkan nama email dan domain.

Contoh 3: memisahkan tanggal dan jam.

2. Mengambil Bagian Data

Contoh 1: mengambil kode pos yang berada di tengah data.

Contoh 2: mengambil semua huruf awal sebelum angka pada sebuah kode.

3. Menggabungkan Kolom Menjadi Satu

Contoh menggabungkan dua kolom data menjadi satu. Perhatikan, kita juga bisa memberi tambahan karakter (contoh: simbol @ untuk email) walaupun di data aslinya tidak ada.

4. Menghapus Spasi dan Karakter Lain

Contoh 1: menghapus spasi di awal dan akhir kata.

Contoh 2: menghapus simbol * # : [ di awal data.

Contoh 3: menghapus spasi di antara angka. Ini cocok untuk anda yang ingin menghapus spasi pada kode billing, nomor hp / wa, nomor kartu, dan lain-lain.

5. Merubah atau Modifikasi Data

Contoh 1: merubah huruf abc menjadi huruf besar ABC dan menambahkan angka 12345.

Contoh 2: menambahkan tanda sambung (-) dan merubah angka 12345 menjadi xxxxx.

6. Format Tanggal

Contoh mengganti angka bulan menjadi huruf dan mengganti garis miring menjadi spasi.

7. Format Angka

Contoh 1: memisahkan angka dengan tanda sambung (-).

Contoh 2: memisahkan angka dengan spasi.

8. Format Teks

Contoh 1: merubah nama pertama menjadi singkatan dan diberi tanda titik.

Contoh 2: memberi huruf besar pada setiap awal kata (nama).

Contoh 3: memindahkan nama belakang ke posisi awal dan diberi tanda koma.

Contoh 4: membuat singkatan nama.

Keterbatasan Flash Fill

Fitur ini juga memiliki keterbatasannya, yaitu:

• Hasil Flash Fill tidak ter-update secara otomatis (statis).
  Jadi bila ada perubahan pada data asli, maka anda perlu ulang melakukan Flash Fill.
• Ada kemungkinan tidak bisa membaca pola data.
  Ini biasanya terjadi pada data yang format atau urutannya berbeda. Contohnya seperti gambar berikut.
  
• Mengubah angka atau tanggal menjadi string.
  Hal ini mengakibatkan data tidak bisa dikalkulasi. Bila anda ingin memberi tanda sambung dan sebagainya pada angka / tanggal yang ingin dikalkulasi, maka gunakan Custom Format.

Solusi Masalah Flash Fill

Masalah 1: Cek Apakah Fitur Flash Fill Sudah Diaktifkan

Biasanya fitur ini sudah diaktifkan secara default. Namun bila anda tidak bisa menggunakannya, maka lakukan hal berikut:

1. Di tab File dan pilih Options.
2. Pilih panel Advanced.
3. Di bagian Editing options, pastikan kotak Automatically Flash Fill dicentang.
   

Masalah 2: Muncul Pesan Error

“We looked at all the data next to your selection and didn’t see a pattern for filling in values for you. To use Flash Fill, enter a couple of examples …”.

Error ini bisa disebabkan:

• Excel belum bisa membaca pola data. Untuk itu beri contoh lagi (misalnya 2 baris data).
• Pesan error juga bisa muncul bila kita memilih kumpulan sel yang ingin diisi data. Jadi cukup klik di satu sel saja.
• Kadang format heading (judul kolom) seperti Merge & Center bisa membuat Flash Fill tidak bisa digunakan. Solusinya bisa dengan memindahkan data asli ke kolom lain atau ke lembar kerja yang baru.

Masalah 3: Hasil Tidak Sesuai

Tidak boleh ada kolom kosong antara data asli dengan data untuk Flash Fill seperti contoh gambar berikut.

Kesimpulan

Fitur Flash Fill memiliki banyak fungsinya yang bisa digunakan di Excel 2013 dan versi di atasnya.

Kita bisa memanfaatkannya untuk menggantikan berbagai rumus yang rumit untuk memisahkan data, menggabungkan sel atau kolom, mengambil bagian sel, menghapus spasi; serta mengatur format teks, tanggal dan angka.