Label List

Wednesday, June 6

Cara Membuat Mail Merge Label dengan Excel dan Word 2007/2010



Tutorial ini akan membahas cara membuat mail merge label di MS Word dengan sumber data (data source) dari MS Excel.

Cara pembuatan label ini dapat digunakan untuk membuat label alamat, kartu anggota, kartu ujian, dan sebagainya.

Tutorial lain tentang mail merge:

  1. Cara Membuat Mail Merge di Word 2007 - 2010
  2. Cara Menampilkan Format Angka Excel di Mail Merge Word

 

Berikut langkah-langkah untuk membuat label dengan mail merge.

 

Tahap I: Membuat Sumber Data di MS Excel


Langkah-langkah:
  1. Buat data di lembar kerja Excel 2007 atau 2010 seperti contoh berikut ini.
    Data Source Excel - Mail Merge Label
  2. Simpan dengan nama Data Label dan tutup dokumen Excel.

 

Tahap II: Membuat Label di MS Word


Langkah-langkah:
  1. Buat dokumen baru (CTRL + N) di Word 2007 atau 2010.
  2. Pada Mailings tab, klik Start Mail Merge (di Start Mail Merge grup), dan pilih Labels.
  3. Pilih Label vendors dan Product number sesuai dengan ukuran label atau kertas yang digunakan. Pada tutorial ini menggunakan Label vendors: A-ONE dengan Product number: A-ONE 28171 untuk ukuran kertas A4 dengan isi 12 label per halaman (6 baris 2 kolom). Klik OK bila sudah selesai.
    Label Options - Mail Merge Label
  4. MS Word akan menempatkan label dalam bentuk tabel.
    Tip: Jika ingin memberi kotak pada label (misalnya untuk membuat kartu anggota), klik tanda panah pada tabel. Kemudian pada Table Tools, Design tab, Table Styles grup, klik Borders dan pilih All Borders.
    Tabel Label - Mail Merge Label
  5. Selanjutnya kita akan mengambil data Excel yang dibuat pada Tahap I di atas. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
  6. Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Label) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.
  7. Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.
    Select Table Excel Data Source - Mail Merge Label
  8. Tampilan dokumen akan seperti gambar berikut ini. Semua label akan memiliki tulisan Next Record (kecuali pada label yang pertama).
    Next Record - Mail Merge Label
  9. Selanjutnya kita akan menempatkan data pada label. Klik pada label pertama.
  10. Pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama.
  11. Lakukan hal yang sama untuk merge field No Anggota dan Alamat. Sekarang tampilan label pertama akan seperti gambar berikut ini.
    Label Pertama - Mail Merge Label
    Tip:
    • Pada langkah ini kita bisa mengatur ukuran dan jenis font untuk label.
    • Bila hanya data tertentu saja yang ingin dipilih, lakukan cara berikut:
      1. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Edit Recipient List.
      2. Di kotak dialog Mail Merge Recipients, kosongkan kotak pada daftar seperti contoh di bawah ini.
        Edit Recipients - Mail Merge Label
    • Bila ada penambahan data baru di Excel, klik nama dokumen pada Data Source dan klik tombol Refresh. Data yang baru akan ditampilkan di daftar.
  12. Setelah selesai pada label pertama, selanjutnya kita akan menyisipkan data pada label yang lain. Pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Update Labels.
  13. MS Word akan mengisi data semua label pada dokumen sesuai dengan format dan layout yang kita buat pada label pertama.
    Merge Field Seluruh Label - Mail Merge Label
  14. Untuk melihat hasinya, klik tombol Preview Results. Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol Preview Results dan lakukan perubahan yang diinginkan pada label pertama. Akhiri dengan meng-update seluruh label (Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Update Labels).
    Preview Results - Mail Merge Label
  15. Langkah terakhir adalah mencetak atau menyimpan label. Klik tombol Finish & Merge dan pilih:
    • Print Documents, untuk mencetak label.
      Ada 3 pilihan:
      1. All untuk mencetak semua label.
      2. Current record untuk mencetak label pada halaman yang aktif.
      3. Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak label yang dipilih saja.
    • Edit Individual Documents, untuk menyimpan label pada dokumen baru.
      Pilihan sama dengan di atas (All, Current record, dan nomor urut tertentu). Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut.

 


 

Demikian cara pembuatan mail merge untuk label. Jika ada saran atau pertanyaan, silakan tuliskan di kotak komentar :)

 


32 comments:

  1. thanks infonya ...... sangat bermanfaat

    ReplyDelete
  2. Terima kasih.......

    ReplyDelete
  3. makasih broo mantap....

    ReplyDelete
  4. terima kasih. gan saya mau tanya ada gak rumus untuk mencari kalimat yang sama / kembar dalam halaman kerja ms excel? kalo ada tolong ksih tahun ya.....

    ReplyDelete
  5. @Anonymous,

    Anda bisa menggunakan conditional formatting untuk mencari kalimat yg sama di Excel. Caranya:
    1. Pilih range yg berisi kumpulan kalimat tersebut.
    2. Pada Home tab, Styles grup, klik Conditional Formatting.
    3. Pilih Highlight Cells Rules dan klik Duplicate Values.
    4. Pilih format yg diinginkan untuk data Duplicate dan klik OK bila sudah selesai.

    Salam,
    Imeily

    ReplyDelete
  6. Makasih banyak-banyak ya...
    saya lagi butuh info yang ini...

    ReplyDelete
  7. thanks buat infonya... (y)

    ReplyDelete
  8. makasih gan tutorialnya, pas lagi mo bkin label ni..

    ReplyDelete
    Replies
    1. @indramana,

      Sama-sama. Terima kasih telah berkunjung.

      Salam,
      Imeily

      Delete
  9. makasih gan, walau sedikit rumit.. :)

    ReplyDelete
  10. tanya dong
    bagaimana caranya agar halaman 1 dan halaman 2 (pada ms word yang sudah di mail merge) itu berbeda datanya (hasil print)?
    penjelasan :
    pada ms word saya buat 2 colom yang pada masing-masing kolom ada 2 tabel, jadi semuanya ada 4 tabel.
    masing-masing tabel berbeda isinya (saya menggunakan fungsi Next Record), tapi begitu saya lihat halaman 2 dst data yang ada dihalaman 1 muncul lagi di halaman 2 begitu seterusnya. Mohon bantuannya agar halaman 1 dan halaman 2 dan seterusnya itu berbeda tiap halaman (dan berurut berdasarkan data pada excel).
    Terima kasih sebelumnya

    ReplyDelete
    Replies
    1. Apakah tabel yang dibuat menggunakan format label seperti petunjuk pada Tahap II langkah 2 dan 3?

      Saya sudah coba menggunakan format label untuk 1 tabel dengan 2 kolom x 2 baris, seperti layout dokumen Anda, 4 tabel dalam 2 kolom.
      Hasilnya tidak bermasalah. Setiap halaman memiliki data yang berbeda, sesuai dengan data dari Excel.

      Jadi saya sarankan, Anda menggunakan format dari label saja untuk membuat layout tersebut.

      Delete
  11. Yth. Imely
    kalo yang ini kan hasil nya urut ke kanan (membaris), bagaimana kalo urutan tampilannya ke bawah (memkolom)
    1 4 7
    2 5 8
    3 6 9
    makasih
    meri
    3

    ReplyDelete
    Replies
    1. @meri

      Gunakan cara berikut untuk membuat label diurutkan memkolom:
      1. Ikuti langkah-langkah pada tutorial ini sampai dengan langkah 11.
      2. Kemudian hapus kolom dua dan tiga, hingga tabel hanya memiliki satu kolom saja.
      3. Pada tab Page Layout, grup Page Setup, klik Columns dan pilih Three untuk membagi halaman menjadi 3 kolom.
      4. Copy baris ke-2 tabel yang memiliki tulisan Next Record.
      5. Salinkan (CTRL + V) ke baris berikutnya hingga semua kolom terisi.
      6. Kemudian lanjutkan dengan langkah 12 (Update Labels) pada tutorial.

      Delete
  12. trims share nya

    ReplyDelete
  13. syukron katsiir... barokah ilmunya, gan klo labelnya selain A4, semisal folio gimana yah?

    ReplyDelete
    Replies
    1. Bila ukuran folio tidak ada pada Label vendors dan Product number (tutorial Tahap II langkah 3), maka bisa membuat ukuran sendiri untuk label.

      Caranya:
      1. Pada tab Mailings, grup Create, klik Labels, dan kemudian klik Options untuk membuka kotak dialog Label Options. Di bagian Printer information, klik salah satu jenis printer (Continuous-feed printers atau Page printers), dan kemudian klik New Label.
      2. Ketik nama pada kotak Label name, pilih Custom untuk Page size, dan tentukan tinggi (height), lebar (width), margin serta opsi lainnya untuk label.
      3. Klik OK untuk menutup kotak dialog. Label yang baru akan muncul di bagian Other/Custom pada daftar Label vendors.

      Delete
  14. klo datanya diambil dari beberapa sheet pada satu file excel, bagaimana ya caranya? terima kasih atas sharenya

    ReplyDelete
    Replies
    1. Mail merge hanya bisa mengambil data dari satu sheet Excel saja.
      Jadi sebelum membuat mail merge, data dari beberapa sheet tersebut harus digabungkan di satu sheet terlebih dahulu.

      Delete
  15. terima kasih,
    info nya mantaps!
    bisa dicoba!

    ReplyDelete
  16. kalau di mail merge untuk next datanya lansung loncat 10 angka gimana ?
    contonya
    kan ada 30 data saat data di nomor 1 lalu di klik next kan jadi nomer 2 tp itu kalu di next harus jadi nomer 10 gimana ?

    ReplyDelete
    Replies
    1. Kosongkan kotak pada data yang ingin diloncat di Edit Recipient List.
      Atau gunakan data di kolom lain untuk memfilter data yang ingin diloncat (lihat Tahap 2 langkah 11 pada tutorial ini).

      Delete
  17. Pagi gan, saya mau tanya nich... Kenapa stlah saya lakukan mail merge, hasil ukuran text di word berbeda (times new roman 10) padahal di excelnya times new roman 12... Makasih sebelumnya ya gan...

    ReplyDelete
    Replies
    1. Perbedaan font disebabkan dokumen utama mail merge di Word menggunakan font yang berbeda dengan font di Normal style.
      Untuk memperbaikinya: tekan tombol CTRL + A untuk memilih seluruh dokumen dan pilih font yang diinginkan.

      Delete
  18. salam kenal gan, hasil mail merge saya : pada kalo masuk ke lembar ke-2 data di label-2 di lembar ke-1 kok masuk di label -1 gan lembar ke-2 dst.., kok bisa begitu gan?

    ReplyDelete
    Replies
    1. Kadang tampilan mail merge di Preview tidak sesuai dengan hasil mail merge yang sebenarnya.
      Coba simpan hasil mail merge ke dokumen baru (tutorial langkah 15) dan cek data labelnya apakah sudah sesuai.

      Delete
  19. Yth. Imely
    kalo yang ini kan hasil nya urut ke kanan (membaris), bagaimana kalo urutan tampilannya ke bawah (memkolom)
    1 2 3 4
    8 7 6 5
    9 10 11

    ReplyDelete
  20. Yth. Imely
    kalo yang ini kan hasil nya urut ke kanan (membaris), bagaimana kalo urutan tampilannya spiral
    1 2 3
    6 5 4
    7 8 9

    ReplyDelete
    Replies
    1. @Anwar Tsr,

      Saya masih belum menemukan cara untuk membuat urutan tampilan label yang spiral.
      Tapi bila Anda ingin membuat tampilan label yang memkolom seperti ini:
      1 4 7
      2 5 8
      3 6 9

      Maka tutorialnya ada di sini: Cara Membuat Mail Merge Label Diurutkan Memkolom.

      Delete
  21. Hi Imeily
    kok setiap saya bikin mail merge, ketika memasukkan data dari excel ke word pada insert mail merge field keterangannya F1, F2 dst yang muncul hanya data penjualan. Cara merubahnya gimana?
    terima kasih

    ReplyDelete
    Replies
    1. @Elisa Susan,

      Keterangan mail merge field mengikuti data di Excel. Coba cek file Excelnya.

      Delete