Cara Membuat Mail Merge Label dengan Excel dan Word 2007/2010


Tutorial ini akan membahas cara membuat mail merge label di MS Word dengan sumber data (data source) dari MS Excel.

Cara pembuatan label ini dapat digunakan untuk membuat label alamat, kartu anggota, kartu ujian, dan sebagainya.

Tutorial lain tentang mail merge:

  1. Cara Membuat Mail Merge di Word 2007 - 2010
  2. Cara Menampilkan Format Angka Excel di Mail Merge Word

 

Berikut langkah-langkah untuk membuat label dengan mail merge.

 

Tahap I: Membuat Sumber Data di MS Excel


Langkah-langkah:
  1. Buat data di lembar kerja Excel 2007 atau 2010 seperti contoh berikut ini.
    Data Source Excel - Mail Merge Label
  2. Simpan dengan nama Data Label dan tutup dokumen Excel.

 

Tahap II: Membuat Label di MS Word


Langkah-langkah:
  1. Buat dokumen baru (CTRL + N) di Word 2007 atau 2010.
  2. Pada Mailings tab, klik Start Mail Merge (di Start Mail Merge grup), dan pilih Labels.
  3. Pilih Label vendors dan Product number sesuai dengan ukuran label atau kertas yang digunakan. Pada tutorial ini menggunakan Label vendors: A-ONE dengan Product number: A-ONE 28171 untuk ukuran kertas A4 dengan isi 12 label per halaman (6 baris 2 kolom). Klik OK bila sudah selesai.
    Label Options - Mail Merge Label
  4. MS Word akan menempatkan label dalam bentuk tabel.
    Tip: Jika ingin memberi kotak pada label (misalnya untuk membuat kartu anggota), klik tanda panah pada tabel. Kemudian pada Table Tools, Design tab, Table Styles grup, klik Borders dan pilih All Borders.
    Tabel Label - Mail Merge Label
  5. Selanjutnya kita akan mengambil data Excel yang dibuat pada Tahap I di atas. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
  6. Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Label) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.
  7. Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.
    Select Table Excel Data Source - Mail Merge Label
  8. Tampilan dokumen akan seperti gambar berikut ini. Semua label akan memiliki tulisan Next Record (kecuali pada label yang pertama).
    Next Record - Mail Merge Label
  9. Selanjutnya kita akan menempatkan data pada label. Klik pada label pertama.
  10. Pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama.
  11. Lakukan hal yang sama untuk merge field No Anggota dan Alamat. Sekarang tampilan label pertama akan seperti gambar berikut ini.
    Label Pertama - Mail Merge Label
    Tip:
    • Pada langkah ini kita bisa mengatur ukuran dan jenis font untuk label.
    • Bila hanya data tertentu saja yang ingin dipilih, lakukan cara berikut:
      1. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Edit Recipient List.
      2. Di kotak dialog Mail Merge Recipients, kosongkan kotak pada daftar seperti contoh di bawah ini.
        Edit Recipients - Mail Merge Label
    • Bila ada penambahan data baru di Excel, klik nama dokumen pada Data Source dan klik tombol Refresh. Data yang baru akan ditampilkan di daftar.
  12. Setelah selesai pada label pertama, selanjutnya kita akan menyisipkan data pada label yang lain. Pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Update Labels.
  13. MS Word akan mengisi data semua label pada dokumen sesuai dengan format dan layout yang kita buat pada label pertama.
    Merge Field Seluruh Label - Mail Merge Label
  14. Untuk melihat hasinya, klik tombol Preview Results. Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol Preview Results dan lakukan perubahan yang diinginkan pada label pertama. Akhiri dengan meng-update seluruh label (Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Update Labels).
    Preview Results - Mail Merge Label
  15. Langkah terakhir adalah mencetak atau menyimpan label. Klik tombol Finish & Merge dan pilih:
    • Print Documents, untuk mencetak label.
      Ada 3 pilihan:
      1. All untuk mencetak semua label.
      2. Current record untuk mencetak label pada halaman yang aktif.
      3. Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak label yang dipilih saja.
    • Edit Individual Documents, untuk menyimpan label pada dokumen baru.
      Pilihan sama dengan di atas (All, Current record, dan nomor urut tertentu). Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut.

 


 

Demikian cara pembuatan mail merge untuk label. Jika ada saran atau pertanyaan, silakan tuliskan di kotak komentar :)

 

Share this

Related Posts

Previous
Next Post »

55 comments

Tulis Komentar
Anonymous
21 July, 2012 17:05 delete

thanks infonya ...... sangat bermanfaat

Reply
Anonymous
06 August, 2012 10:37 delete

Terima kasih.......

Reply
Anonymous
12 August, 2012 00:27 delete

makasih broo mantap....

Reply
Anonymous
15 August, 2012 11:48 delete

terima kasih. gan saya mau tanya ada gak rumus untuk mencari kalimat yang sama / kembar dalam halaman kerja ms excel? kalo ada tolong ksih tahun ya.....

Reply
15 August, 2012 12:54 delete

@Anonymous,

Anda bisa menggunakan conditional formatting untuk mencari kalimat yg sama di Excel. Caranya:
1. Pilih range yg berisi kumpulan kalimat tersebut.
2. Pada Home tab, Styles grup, klik Conditional Formatting.
3. Pilih Highlight Cells Rules dan klik Duplicate Values.
4. Pilih format yg diinginkan untuk data Duplicate dan klik OK bila sudah selesai.

Salam,
Imeily

Reply
Anonymous
05 December, 2012 15:49 delete

Makasih banyak-banyak ya...
saya lagi butuh info yang ini...

Reply
Anonymous
17 February, 2013 09:34 delete

thanks buat infonya... (y)

Reply
12 September, 2013 15:51 delete

makasih gan tutorialnya, pas lagi mo bkin label ni..

Reply
12 September, 2013 17:04 delete

@indramana,

Sama-sama. Terima kasih telah berkunjung.

Salam,
Imeily

Reply
03 October, 2013 17:23 delete

makasih gan, walau sedikit rumit.. :)

Reply
Anonymous
10 October, 2013 21:14 delete

tanya dong
bagaimana caranya agar halaman 1 dan halaman 2 (pada ms word yang sudah di mail merge) itu berbeda datanya (hasil print)?
penjelasan :
pada ms word saya buat 2 colom yang pada masing-masing kolom ada 2 tabel, jadi semuanya ada 4 tabel.
masing-masing tabel berbeda isinya (saya menggunakan fungsi Next Record), tapi begitu saya lihat halaman 2 dst data yang ada dihalaman 1 muncul lagi di halaman 2 begitu seterusnya. Mohon bantuannya agar halaman 1 dan halaman 2 dan seterusnya itu berbeda tiap halaman (dan berurut berdasarkan data pada excel).
Terima kasih sebelumnya

Reply
11 October, 2013 08:46 delete

Apakah tabel yang dibuat menggunakan format label seperti petunjuk pada Tahap II langkah 2 dan 3?

Saya sudah coba menggunakan format label untuk 1 tabel dengan 2 kolom x 2 baris, seperti layout dokumen Anda, 4 tabel dalam 2 kolom.
Hasilnya tidak bermasalah. Setiap halaman memiliki data yang berbeda, sesuai dengan data dari Excel.

Jadi saya sarankan, Anda menggunakan format dari label saja untuk membuat layout tersebut.

Reply
Anonymous
14 November, 2013 14:11 delete

Yth. Imely
kalo yang ini kan hasil nya urut ke kanan (membaris), bagaimana kalo urutan tampilannya ke bawah (memkolom)
1 4 7
2 5 8
3 6 9
makasih
meri
3

Reply
14 November, 2013 17:45 delete

@meri

Gunakan cara berikut untuk membuat label diurutkan memkolom:
1. Ikuti langkah-langkah pada tutorial ini sampai dengan langkah 11.
2. Kemudian hapus kolom dua dan tiga, hingga tabel hanya memiliki satu kolom saja.
3. Pada tab Page Layout, grup Page Setup, klik Columns dan pilih Three untuk membagi halaman menjadi 3 kolom.
4. Copy baris ke-2 tabel yang memiliki tulisan Next Record.
5. Salinkan (CTRL + V) ke baris berikutnya hingga semua kolom terisi.
6. Kemudian lanjutkan dengan langkah 12 (Update Labels) pada tutorial.

Reply
Anonymous
27 November, 2013 13:46 delete

trims share nya

Reply
02 December, 2013 20:37 delete

syukron katsiir... barokah ilmunya, gan klo labelnya selain A4, semisal folio gimana yah?

Reply
03 December, 2013 11:15 delete

Bila ukuran folio tidak ada pada Label vendors dan Product number (tutorial Tahap II langkah 3), maka bisa membuat ukuran sendiri untuk label.

Caranya:
1. Pada tab Mailings, grup Create, klik Labels, dan kemudian klik Options untuk membuka kotak dialog Label Options. Di bagian Printer information, klik salah satu jenis printer (Continuous-feed printers atau Page printers), dan kemudian klik New Label.
2. Ketik nama pada kotak Label name, pilih Custom untuk Page size, dan tentukan tinggi (height), lebar (width), margin serta opsi lainnya untuk label.
3. Klik OK untuk menutup kotak dialog. Label yang baru akan muncul di bagian Other/Custom pada daftar Label vendors.

Reply
08 December, 2013 01:34 delete

klo datanya diambil dari beberapa sheet pada satu file excel, bagaimana ya caranya? terima kasih atas sharenya

Reply
08 December, 2013 09:28 delete

Mail merge hanya bisa mengambil data dari satu sheet Excel saja.
Jadi sebelum membuat mail merge, data dari beberapa sheet tersebut harus digabungkan di satu sheet terlebih dahulu.

Reply
13 December, 2013 11:05 delete

terima kasih,
info nya mantaps!
bisa dicoba!

Reply
Anonymous
30 January, 2014 09:35 delete

kalau di mail merge untuk next datanya lansung loncat 10 angka gimana ?
contonya
kan ada 30 data saat data di nomor 1 lalu di klik next kan jadi nomer 2 tp itu kalu di next harus jadi nomer 10 gimana ?

Reply
30 January, 2014 10:23 delete

Pagi gan, saya mau tanya nich... Kenapa stlah saya lakukan mail merge, hasil ukuran text di word berbeda (times new roman 10) padahal di excelnya times new roman 12... Makasih sebelumnya ya gan...

Reply
01 February, 2014 06:52 delete

Perbedaan font disebabkan dokumen utama mail merge di Word menggunakan font yang berbeda dengan font di Normal style.
Untuk memperbaikinya: tekan tombol CTRL + A untuk memilih seluruh dokumen dan pilih font yang diinginkan.

Reply
03 February, 2014 07:02 delete

Kosongkan kotak pada data yang ingin diloncat di Edit Recipient List.
Atau gunakan data di kolom lain untuk memfilter data yang ingin diloncat (lihat Tahap 2 langkah 11 pada tutorial ini).

Reply
04 February, 2014 08:33 delete

salam kenal gan, hasil mail merge saya : pada kalo masuk ke lembar ke-2 data di label-2 di lembar ke-1 kok masuk di label -1 gan lembar ke-2 dst.., kok bisa begitu gan?

Reply
05 February, 2014 07:42 delete

Kadang tampilan mail merge di Preview tidak sesuai dengan hasil mail merge yang sebenarnya.
Coba simpan hasil mail merge ke dokumen baru (tutorial langkah 15) dan cek data labelnya apakah sudah sesuai.

Reply
27 March, 2014 23:14 delete

Yth. Imely
kalo yang ini kan hasil nya urut ke kanan (membaris), bagaimana kalo urutan tampilannya ke bawah (memkolom)
1 2 3 4
8 7 6 5
9 10 11

Reply
27 March, 2014 23:16 delete

Yth. Imely
kalo yang ini kan hasil nya urut ke kanan (membaris), bagaimana kalo urutan tampilannya spiral
1 2 3
6 5 4
7 8 9

Reply
03 April, 2014 14:31 delete

@Anwar Tsr,

Saya masih belum menemukan cara untuk membuat urutan tampilan label yang spiral.
Tapi bila Anda ingin membuat tampilan label yang memkolom seperti ini:
1 4 7
2 5 8
3 6 9

Maka tutorialnya ada di sini: Cara Membuat Mail Merge Label Diurutkan Memkolom.

Reply
12 April, 2014 16:23 delete

Hi Imeily
kok setiap saya bikin mail merge, ketika memasukkan data dari excel ke word pada insert mail merge field keterangannya F1, F2 dst yang muncul hanya data penjualan. Cara merubahnya gimana?
terima kasih

Reply
12 April, 2014 16:44 delete

@Elisa Susan,

Keterangan mail merge field mengikuti data di Excel. Coba cek file Excelnya.

Reply
prasetyo
02 September, 2014 13:18 delete

saya kan meneruskan pekerjaan rekan yaitu membuat KTA, jadi udah ada tuh blangko kta-nya kalo merge dengan data baru gimana tapi? susunan data - nya sih masih sama . kan biasanya kolom pertama aja yang diset, gimana cara ngesetnya dan keterusannya
mohon bantuan terima kasih

Reply
02 September, 2014 15:22 delete

Untuk merge dengan data baru, gunakan langkah 11 pada tutorial ini:
1. Pada tab Mailings, grup Start Mail Merge, klik Edit Recipient List.
2. Centang kotak baris data yang ingin dibuatkan KTA.
3. Klik OK.

Selanjutnya Anda bisa mencetak atau menyimpan hasilnya ke dokumen baru (langkah 15).

Reply
09 December, 2014 22:47 delete

salam mbak emeily,
Kalau formatnya mau dimailing di excel juga gimana mbak?

Mohon pencerahan. kalau berkenan bisa dikirim ke email saya sarono.atmosuwarno@gmail.com

Reply
Anonymous
10 March, 2015 17:38 delete

Mohon bantuannya mba,.
sya ada tugas surat massal, data recordnya ada no, hal, nama, gelar, alamat dan kota. untuk nama dan gelar disatukan, sedangkan gelarnya ada Prof, Dr, SE, dan MA. kalau gelar disimpan di belakang nama yang Prof dan DR gmna, terus sebaliknya,.

mohon pencerahannya ya mba, terimakasih,.

Reply
12 March, 2015 16:15 delete

Coba cara ini:
1. Pada data Excel, buat 2 kolom terpisah untuk gelar, yaitu gelar_depan untuk Prof dan DR. Kolom kedua untuk gelar_belakang (SE, MA, dsb).
2. Kemudian di Word susun posisi field menjadi gelar_depan nama gelar_belakang, dimana gelar_depan dan nama tidak diberi spasi. Karena ini akan memberi jarak seandainya ada nama yang tidak memiliki gelar di depannya.
Untuk memisahkannya, buat spasi khusus dengan menggunakan IF fields. Cara membuatnya ada di sini.

Reply
26 March, 2015 14:55 delete

Saya masih kebingungan untuk memberikan warna tertentu untuk nilai tertentu pada hasilnya (MS WOrd_nya). Naah saya minta tolong panduannya.

Terima kasih.

Reply
29 March, 2015 01:22 delete

Sudah berulangkali saya coba seperti petunjuk "Petunjuknya ada di sini: Memberi Warna Data yang Berbeda", tetapi hasilnya selalu error code. kenapa ya ?

Reply
29 March, 2015 22:44 delete

Sudah berulangkali saya mencoba seperti "Petunjuknya ada di sini: Memberi Warna Data yang Berbeda.", tapi hasilnya tetap code error. apa yang salah ya ?

Reply
Anonymous
14 April, 2015 11:05 delete

kalo merge data dari excel ke powerpoint caranya bagaimana ya??

Reply
14 April, 2015 12:33 delete

Merge data Excel ke PowerPoint bisa menggunakan add-in atau macro VB seperti contoh di forum diskusi ini.

Reply
30 May, 2015 13:51 delete

saya sudah berusaha berkali-kali tapi tidak ketemu juga cara nya jadi mohon bantuannya
saya menggunakan Office 2010 mail merge saya di data excel sampai dengan kolom LI tapi yang terbaca di word cuma sampai dengan kolom BN tolong pemecahannya
terima kasih

Reply
Help me
10 June, 2015 20:41 delete

agak sama kasusnya dengan mas @edfil kemod..... data pada kolom excel tidak terinput semua ke word. Hal ini setelah menyentang "confirm file format conversion on open" di bagian advanced, agar data angka di excel sama dengan di word. Kiranya ada solusi dari permasalahan ini. Terima kasih

Reply
17 June, 2015 19:55 delete

Mail merge hanya bisa mengambil 255 kolom Excel.
Untuk bisa lebih dari itu, coba export file Excel ke dalam format CSV.

Reply
17 June, 2015 20:06 delete

Mail merge memiliki limit hanya sampai 255 kolom Excel.
Bila masalah ini timbul setelah mencentang "confirm file format conversion on open", coba format Angka mail merge dengan cara di tutorial ini:
Cara Format Teks dan Angka Data Mail Merge di Microsoft Word

Reply
Anonymous
25 July, 2015 06:45 delete

saya mau tanya knp pas saya liat di print preview sama hasil print-annya tidak terbaca semua yaa?disana hanya ada 6 kolom sedangkan seharusnya kan 12.
apa ada setingan lagi?

Reply
25 July, 2015 07:51 delete

Coba simpan hasil mail merge ke dokumen baru (tutorial langkah 15) dan cek data labelnya apakah sudah sesuai.

Reply
21 September, 2015 12:52 delete

Kok data sourcenya tidak bisa terbuka..padahal sy sdh pilih file data sourcenya.

Reply
21 September, 2015 17:59 delete

Saat membuat mail merge, file data source (Excel) harus ditutup.

Bila cara ini tidak berhasil, coba copy paste data Excel dan gunakan data source dari file yang baru.

Reply
26 August, 2016 10:49 delete

SALAM HORMAT,
mau tanya, saya mengalami kalimat hasil mail merge dari excel ke word tidak utuh alias terpotong kalimatnya. apa penyebabnya dan mohon solusinya?thanks

Reply
26 August, 2016 13:37 delete

@heru herwandi

Penyebabnya bisa karena:
1. Ada batasan sebanyak 255 karakter
2. Bila menggunakan OLE DB untuk mengambil data dari Excel, maka jenis datanya ditentukan oleh data pada Excel baris 1-8. Bila di baris tersebut jumlah karakternya <= 255, maka yang lebih dari itu akan terpotong.

Solusi:
Hubungkan data Excel dengan menggaktifkan fitur Confirm file format conversion on open dan pilih pilih MS Excel Worksheets via DDE.
Langkah-langkah detilnya ada di sini.

Reply
23 October, 2016 16:03 delete

makasi gan saya jadi pinter moga bermanfaat

Reply