Label List

Friday, November 30

Cara Membuat Mail Merge Gambar di MS Word



Tutorial: Word 2007 dan 2010.

Mail merge gambar bisa digunakan untuk membuat katalog, kartu ujian atau kartu anggota yang berisi foto, serta surat dengan gambar tanda tangan, dan sebagainya.

Tutorial ini akan membahas cara membuat mail merge katalog yang berisi gambar dengan sumber data dari Microsoft Excel.

Berikut cara membuatnya.

 

Mail Merge Gambar dengan Word Excel - Computer 1001

 

Tahap I: Membuat Data Source MS Excel dan Dokumen Master di MS Word

Langkah-langkah:

  1. Siapkan terlebih dahulu file gambar untuk katalog dan simpan dalam folder yang sama dengan dokumen mail merge.
    File Gambar untuk Mail Merge
  2. Buat data source di Microsoft Excel 2007 atau 2010 seperti contoh berikut ini dan simpan dalam format Excel 97 - 2003 (.xls) dengan nama menu. Pastikan Nama Gambar sesuai dengan nama file gambar pada langkah 1.
    Data Source Excel untuk Mail Merge Gambar
  3. Buka dokumen baru Word 2007 atau 2010. Buat dokumen master berupa tabel dengan data berikut dan simpan dalam format Word 97 – 2003 (.doc).
    Dokumen Master Mail Merge Gambar
    Catatan: dokumen Word dan Excel harus disimpan dalam format 97 - 2003 karena fitur IncludePicture yang akan digunakan pada mail merge gambar tidak bisa digunakan di Word 2007 dan 2010 (ada masalah bug).

 

Tahap II: Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master

Langkah-langkah:

  1. Di dokumen master MS Word, Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge dan pilih Directory.
  2. Sekarang kita akan menyisipkan data source. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
  3. Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (menu.xls) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open.
  4. Sekarang kita akan menaruh data pada masing-masing tempatnya. Taruh kursor di samping tulisan Kode:.
    Kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Kode.
  5. Lakukan hal yang sama pada Snack: dan sekarang tampilan dokumen akan seperti gambar berikut.
    Merge Field di Dokumen Master Mail Merge Gambar
  6. Selanjutnya kita akan menyisipkan gambar. Klik pada kolom kedua tabel.
  7. Pada Insert tab, Illustrations grup, klik Picture dan cari lokasi gambar.
  8. Klik pada salah satu gambar katalog. Kemudian klik tanda panah pada tombol Insert dan pilih Link to File.
    Link-to-file Mail Merge Gambar
  9. Tampilannya adalah seperti gambar berikut ini.
    Tampilan gambar yang disisipkan di dokumen master mail merge
    Perbesar ukuran gambar dengan cara: pada Picture Tools, Format tab, Size grup, perbesar nilai Height atau Width.
    Perbesar Ukuran Gambar untuk Mail Merge
  10. Selanjutnya tekan tombol ALT + F9 untuk menampilkan kode field.
  11. Hapus nama file gambar. Pada tutorial ini, nama file adalah roti. Hasilnya adalah seperti gambar berikut.
    Hapus nama file gambar mail merge
  12. Pastikan posisi kursor masih berada di posisi nama file gambar (roti) yang sudah dihapus (lihat gambar di atas). Kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama_Gambar.
  13. Tampilannya adalah seperti gambar berikut. Selanjutnya kita perlu menambahkan satu kode lagi agar gambar sesuai dengan datanya masing-masing.
    Sisipkan merge field mail merge gambar
  14. Pilih teks “{MERGE FIELD Nama_Gambar}.jpg” seperti contoh gambar berikut dan tekan tombol CTRL + F9 untuk membuat kurung kurawal.
    Highlight field nama gambar mail merge
  15. Pada posisi setelah kurung kurawal pembuka, ketik IF TRUE seperti contoh berikut.
    Ketik IF TRUE pada kode field mail merge gambar
  16. Tekan tombol ALT + F9 untuk menyembunyikan kode field. Hasilnya adalah seperti gambar berikut.
    Tampilan record-1 hasil mail merge gambar di dokumen master
  17. Klik tombol Mailings tab, klik Preview Results. Klik tanda panah untuk berpindah antar data/record.
    Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol Preview Results dan lakukan perubahan yang diinginkan.
  18. Untuk menyimpan hasil mail merge, klik tombol Finish & Merge, pilih Edit Individual Documents, klik All dan OK.
  19. Tampilan hasil mail merge pada dokumen baru adalah seperti gambar berikut.
    Hasil akhir mail merge gambar di dokumen baru

 

Kesimpulan

Ada banyak cara untuk membuat mail merge gambar, seperti pada tutorial ini dan ini.

Namun, dari beberapa cara yang dicoba, hanya tutorial di atas yang sukses menampilkan gambar sesuai dengan datanya masing-masing. Pada tutorial lain yang saya baca, ada yang tidak menambahkan “IF TRUE” pada kode field. Namun, cara ini akan membuat mail merge hanya menampilkan satu gambar saja untuk semua record.

Bagaimana dengan Anda? Apakah Anda memiliki cara lain untuk membuat mail merge gambar di MS Word?

 

Tutorial lain tentang Mail Merge

 

16 comments:

  1. Terimakasih, mohon ijin mempraktikkannya Gan.

    ReplyDelete
  2. Mohon pencerahan, grafik (chart) garis dengan data dari mailmerger.
    Terimakasih

    ReplyDelete
    Replies
    1. Coba gunakan add-in MergeTools seperti yang dibahas di forum diskusi ini.

      Delete
  3. Muantabs gan ...
    ada yg masih kurang, gmbar yg sesuai ukuran hanya gambar yg pertama saja. yg lain tidak mau mengikuti, gimana nih cara mengatasinya? kalo data <100 msh mungkin edit satu persatu, tp klo > 1.000 ??? capek, dech.....
    Apapun kekurangannya **minumnya ambil sendiri.....
    eeeeh.... **Terima kasih bangets telah mau berbagi... moga makin bertambah ilmunya ...
    Amiin....

    ReplyDelete
    Replies
    1. Sudahkah Anda mencoba langkah 9 di tutorial ini?

      Delete
    2. gak bisa euuy udah di coba berulang kali langkah2 diatas tetap yang tampil gambar pertama saja.................. :(

      Delete
    3. @Lindeux,

      Coba tutorial di artikel ini dan ini.

      Delete
    4. saya nyoba atikel anda sampai pda tahap 6 saja berhasilnya. tahap 7 sampai 13 knp tidak bisa...

      Delete
    5. @ Anonymous 3.6

      Apakah maksud Anda pada Tahap II langkah 7, Anda tidak bisa Insert gambar ke dalam dokumen Word?
      Bila ya, mungkin masalahnya ada pada settingan picture placeholder. Coba lihat tutorialnya di sini: Cara Menampilkan atau Menyembunyikan Gambar di Word .

      Bila tidak berhasil juga, coba tutorial mail merge gambar yang ada di link komentar 3.c di atas.

      Delete
  4. maaf mas sy dah nyoba sampai langkah 10 ga ada muncul langkah ke 11 knp ya... tlg pencerhannya

    ReplyDelete
    Replies
    1. Untuk menampilkan kode field (langkah 10), tombol yang ditekan adalah ALT + F9. Tetapi pada keyboard tertentu,mungkin perlu tambahan tombol lain. Seperti yg saya miliki, saya perlu menekan tombol ALT + fn + F9 untuk menampilkan kode field.

      Jadi coba cek tombol F9 keyboard Anda, mungkin perlu tambahan tombol yang lain.

      Delete
  5. Saat langkah 17. Klik tanda panah untuk berpindah record gambar malah tidak muncul / tidak terlihat lagi, itu kira-kira kenapa? Mohon solusinya terima kasih

    ReplyDelete
    Replies
    1. Coba cara berikut:
      1. Klik tab File dan pilih Options (Word 2010) atau gunakan tombol ALT+F+I (Word 2007).
      2. Pilih Advanced dan di bagian "Show document content", kosongkan kotak "Show field codes instead of their values"

      Delete
  6. Tetep gambar pertama saja yg muncul nie gan

    ReplyDelete
    Replies
    1. Tambahkan IF TRUE pada kode field untuk memunculkan semua gambar (lihat langkah 15)

      Delete
    2. Saya menggunakan kode berikut dan sukses menampilkan semua gambar:

      { INCLUDEPICTURE {IF TRUE” {MERGEFIELD Nama_gambar}.jpg”} \* MERGEFORMAT \d}

      Yang bisa Anda bandingkan dengan kode mail merge Anda.
      Perbedaannya hanya di Nama_gambar , yaitu nama kolom di Excel (lihat langkah 2).

      Delete