18.2K
Mail merge gambar bisa digunakan untuk membuat katalog, kartu ujian atau kartu anggota yang berisi foto, serta surat dengan gambar tanda tangan, dan sebagainya.
Tutorial ini akan membahas cara membuat mail merge katalog yang berisi gambar dengan sumber data dari Excel.
Berikut cara membuatnya.
Tahap I: Membuat Data Source Excel dan Dokumen Master di Word
Langkah-langkah:
- Siapkan terlebih dahulu file gambar untuk katalog dan simpan dalam folder yang sama dengan dokumen mail merge.
- Buat data source di Excel seperti contoh berikut ini dan simpan dalam format Excel 97 – 2003 (.xls) dengan nama menu. Pastikan Nama Gambar sesuai dengan nama file gambar pada langkah 1.
- Buka dokumen baru Word dan buat dokumen master berupa tabel 1 baris 2 kolom dengan data berikut dan simpan dalam format Word 97 – 2003 (.doc).
Catatan: dokumen Word dan Excel harus disimpan dalam format 97 – 2003 karena fitur IncludePicture pada cara ini tidak bisa digunakan di Word 2007, 2010, 2013 dan versi di atasnya (ada masalah bug).
Update: lihat tutorial Cara Menyisipkan dan Mengatur Ukuran Gambar Mail Merge, untuk cara lain membuat mail merge gambar dan menyimpannya ke format Word dan Excel 2010, 2013, 2016, 2019.
Tahap II: Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master
Langkah-langkah:
- Di dokumen master Word, Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge dan pilih Directory.
- Sekarang kita akan menyisipkan data source. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
- Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (menu.xls) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open.
- Sekarang kita akan menaruh data pada masing-masing tempatnya. Taruh kursor di samping tulisan Kode:.
Kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Kode. - Lakukan hal yang sama pada Snack: dan sekarang tampilan dokumen akan seperti gambar berikut.
- Selanjutnya kita akan menyisipkan gambar. Klik pada kolom kedua tabel.
- Pada Insert tab, Illustrations grup, klik Picture dan cari lokasi gambar.
- Klik pada salah satu gambar katalog. Kemudian klik tanda panah pada tombol Insert dan pilih Link to File.
- Tampilannya adalah seperti gambar berikut ini.
Perbesar ukuran gambar dengan cara menarik sizing handle pada gambar atau pada Picture Tools, Format tab, Size grup, perbesar nilai Height atau Width.
- Selanjutnya tekan tombol ALT + F9 untuk menampilkan kode field.
- Hapus nama file gambar. Pada tutorial ini, nama file adalah roti. Hasilnya adalah seperti gambar berikut.
- Pastikan posisi kursor masih berada di posisi nama file gambar (roti) yang sudah dihapus (lihat gambar di atas). Kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama_Gambar.
- Tampilannya adalah seperti gambar berikut. Selanjutnya kita perlu menambahkan satu kode lagi agar gambar sesuai dengan datanya masing-masing.
- Pilih teks “{MERGE FIELD Nama_Gambar}.jpg” seperti contoh gambar berikut dan tekan tombol CTRL + F9 untuk membuat kurung kurawal.
- Pada posisi setelah kurung kurawal pembuka, ketik IF TRUE seperti contoh berikut.
- Tekan tombol ALT + F9 untuk menyembunyikan kode field.
- Klik tombol Mailings tab, klik Preview Results. Klik tanda panah untuk berpindah antar data/record.
Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol Preview Results dan lakukan perubahan yang diinginkan. Hasilnya adalah seperti gambar berikut.
- Untuk menyimpan hasil mail merge, klik tombol Finish & Merge, pilih Edit Individual Documents, klik All dan OK. Tampilan hasil mail merge pada dokumen baru adalah seperti gambar berikut.
Tutorial lain tentang Mail Merge
- Cara Membuat Mail Merge di Word
- Cara Menampilkan Format Angka Excel di Mail Merge Word
- Cara Membuat Mail Merge Label dengan Excel dan Word
37 Komentar
Terimakasih saya sudah berhasilmempraktikkan, termasuk dengan conditional formating.
Mohon kabari bila sudah bisa di Word 2010 samapai yang terbaru (tanpa menyimpan ke Word 97) agar tampilan gambar dapat dikemas sedemikian rupa. Terimakasih
Saya sudah coba berulang-ulang tapi ga berhasil jg, tampil kotak sudut kiri ada logo x merah, dan tulisan yang kira2 terjemahannya file anda mungkin sudah berpindah atau terhapus. mohon penjelasannya bang!
Ada beberapa kemungkinan:
1. Nama file gambar dengan data di excel tidak sesuai (mungkin kelebihan spasi dll)
2. Gambar tidak disimpan dalam folder yang sama dengan dokumen mail merge
Gan, alhamdulillah sdh bisa, namun ada kendala ukuran gambar yang berubah-ubah, shg pas kita set dengan gambar pertama, giliran berikutnya gambar jadi besar dan menggeser teks yang ada, demikian juga ketika gambar kecil. Trims
Agar ukuran gambar tetap sama, taruh gambar dalam sel tabel.
Jadi pada Tahap I langkah 3, buat pengaturan berikut di Properties (klik kanan pilih Table Properties).
Selanjutnya pada tab:
1. Table: klik tombol Options dan hilangkan centang pada kotak “Automatically resize to fit contents”.
2. Row: buat tinggi row pada Specify height dan pilih Exactly pada Row height is.
3. Column: tentukan lebar kolom pada Preferred Width.
Gambarnya cu tanda x kecil saja om gmn solusinya
Coba periksa kode mail merge, mungkin ada salah ketik
tombol alt+f9 ga berfungsi, udah juga dicoba dengan fn alt f9, masih ga berubah gambar jadi kalimat… gimana ya…?
Alt F9 kok ndk keluar coadingnya nya.. tolong bantuan
Pada keyboard tertentu perlu menekan tombol Fn juga
makasih banyak ilmunya sangat bermanfaat semoga menjadi amal bagi penulis
Bagaimana cara mengarahkan kesuatu gambar jika gambar tidak ditemukan(gambar pengganti yang kosong)?
Maaf, saya belum sempat mencoba kasus mail merge yg seperti ini.
Tapi, cara di sini mungkin bisa memberi ide
its work. makasih gan :D
tanya nih gan, setelah saya coba langkah" diatas kemudian saya tutup file MS.Word nya dan saya buka kembali, kenapa gambar yg tadi saya mail merge tidak muncul ya,?hanya muncul kotak dengan tanda silang kecil di pojok kiri atas..
mohon pencerahan, terimakasih..
@elvita zahro,
Penyebabnya bisa karena ada perubahan pada data Excel. Coba refresh field dengan menekan tombol CTRL + A dan kemudian tekan tombol F9
Kalau gbrnya di rubah jd transparan dan di text wrap jd in front of kok gak bisa ya mas?
Coba atur gambarnya pada langkah 9 Tahap II tutorial di atas.
Sudah berhasil mengikuti cara di atas……
tapi masih ada kendala: ukuran foto yang tampil hanya sebatas sebatas sebaris text, tidak bisa diubah.. dan ketika "wrapping"-nya diubah, kode mailing foto tsb rusak.
gimana yaaa…..
Coba ikuti langkah 9 Tahap II untuk cara merubah ukuran gambar.
شكرا جزيلا بارك الله لى ولك
Tetep gambar pertama saja yg muncul nie gan
Tambahkan IF TRUE pada kode field untuk memunculkan semua gambar (lihat langkah 15)
Saya menggunakan kode berikut dan sukses menampilkan semua gambar:
{ INCLUDEPICTURE {IF TRUE” {MERGEFIELD Nama_gambar}.jpg”} * MERGEFORMAT d}
Yang bisa Anda bandingkan dengan kode mail merge Anda.
Perbedaannya hanya di Nama_gambar , yaitu nama kolom di Excel (lihat langkah 2).
Saat langkah 17. Klik tanda panah untuk berpindah record gambar malah tidak muncul / tidak terlihat lagi, itu kira-kira kenapa? Mohon solusinya terima kasih
Coba cara berikut:
1. Klik tab File dan pilih Options (Word 2010) atau gunakan tombol ALT+F+I (Word 2007).
2. Pilih Advanced dan di bagian "Show document content", kosongkan kotak "Show field codes instead of their values"
maaf mas sy dah nyoba sampai langkah 10 ga ada muncul langkah ke 11 knp ya… tlg pencerhannya
Untuk menampilkan kode field (langkah 10), tombol yang ditekan adalah ALT + F9. Tetapi pada keyboard tertentu,mungkin perlu tambahan tombol lain. Seperti yg saya miliki, saya perlu menekan tombol ALT + fn + F9 untuk menampilkan kode field.
Jadi coba cek tombol F9 keyboard Anda, mungkin perlu tambahan tombol yang lain.
Muantabs gan …
ada yg masih kurang, gmbar yg sesuai ukuran hanya gambar yg pertama saja. yg lain tidak mau mengikuti, gimana nih cara mengatasinya? kalo data <100 msh mungkin edit satu persatu, tp klo > 1.000 ??? capek, dech…..
Apapun kekurangannya **minumnya ambil sendiri…..
eeeeh…. **Terima kasih bangets telah mau berbagi… moga makin bertambah ilmunya …
Amiin….
Sudahkah Anda mencoba langkah 9 di tutorial ini?
gak bisa euuy udah di coba berulang kali langkah2 diatas tetap yang tampil gambar pertama saja……………… :(
@Lindeux,
Coba tutorial di artikel ini.
saya nyoba atikel anda sampai pda tahap 6 saja berhasilnya. tahap 7 sampai 13 knp tidak bisa…
@ Anonymous 3.6
Apakah maksud Anda pada Tahap II langkah 7, Anda tidak bisa Insert gambar ke dalam dokumen Word?
Bila ya, mungkin masalahnya ada pada settingan picture placeholder. Coba lihat tutorialnya di sini: Cara Menampilkan atau Menyembunyikan Gambar di Word .
Bila tidak berhasil juga, coba tutorial mail merge gambar yang ada di link komentar 3.c di atas.
Mohon pencerahan, grafik (chart) garis dengan data dari mailmerger.
Terimakasih
Coba gunakan add-in MergeTools seperti yang dibahas di forum diskusi ini.
Terimakasih, mohon ijin mempraktikkannya Gan.