Tutorial untuk cara menampilkan format angka Excel, seperti pemisah angka ribuan dan desimal, simbol mata uang, dan persentase di Mail Merge Word 2007, dapat dibaca di artikel ini: Cara Menampilkan Format Angka Excel di Mail Merge Word 2007.
Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak.
Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.
- Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:
- Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.
- Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima.
Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.
- Pada tutorial ini, data source menggunakan Excel, karena cara ini lebih cepat. Selain itu:
- Lebih mudah mengontrol dan menambah data baru.
- Lebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja Excel terutama bila kita ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya.
- Juga mempermudah menyalin data source pada dokumen Excel ke lembar kerja yang lain.
Misalnya dalam membuat sertifikat pelatihan yang pesertanya lebih kurang sama, maka akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tersebut dan menyalinnya ke dokumen (data source) baru.
Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut:
- Tahap I Membuat Data Source
- Buat data source di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Data Surat.
- Buat dokumen master surat di Word seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Master Surat.
Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat.
Dokumen ini jangan ditutup karena kita akan lanjutkan ke langkah berikut: menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.
- Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.
- Selanjutnya kita akan memilih data source.
- Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
- Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.
- Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.
- Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.
- Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama.
- Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini.
Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <<data field>>.
- Di sini kita dapat mengatur format surat, seperti memberi cetak tebal pada Nama dan sebagainya.
- Bila hanya data tertentu saja yang ingin dipilih, lakukan cara berikut:
- Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Edit Recipient List.
- Di kotak dialog Mail Merge Recipients, kosongkan kotak pada daftar seperti contoh di bawah ini.
- Bila ada penambahan data baru di Excel, klik nama dokumen pada Data Source dan klik tombol Refresh. Data yang baru akan ditampilkan di daftar.
- Untuk melihat hasil penggabungan, klik tombol PreviewResults.
Surat akan ditampilkan per data. Klik tanda panah untuk berpindah antar data.
Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol PreviewResults dan lakukan perubahan yang diinginkan.
- Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih:
- Print Documents, untuk mencetak surat.
Ada 3 pilihan:- All untuk mencetak semua surat.
- Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.
- Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.
- Edit Individual Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen baru.
Pilihan sama dengan di atas (All, Current record dan nomor urut tertentu).
Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut.
- Print Documents, untuk mencetak surat.
Tahap II Membuat Dokumen Master
Tahap III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master
- Tips:
Tahap IV Menyimpan dan Mencetak Mail Merge
Hobi menulis tutorial mendorong saya jadi blogger. Blog ini tentang tutorial, tips dan trik untuk aplikasi Microsoft Office terutama Word, Excel, dan PowerPoint serta topik-topik yang berhubungan dengan software, internet dan blogging. Saya bisa dihubungi di
Email:
90 comments :
mantap nih ...
lebih praktis lagi jadinya
@vmancer - terima kasih telah berkunjung...
kalo data excelnya berupa angka dan kita mau menampilkan di msword ny nampak separatornya gimana ya mas caranya..
thanks
@phy - artikel ini mungkin bisa membantu Anda: Formatting Word Fields
aq punya masalah ni gan,
preview result gak mau keluar, yang keluar malah
{ MERGEFIELD hari }, trus aq coba ulang dari awal, hasilnya tetep....mohon bantuannya
@Alfian, coba klik { MERGEFIELD hari } dan tekan tombol F9 untuk menampilkan result.
Mb Imeily..
Mbak gimana caranya nampilin record dari data Excel yang berbentuk nominal, lengkap dengan thousand separator dan decimal separator-nya? Tanpa merubah data Excelnya dari nominal menjadi Text.
Mohon bantuannya ya mbak..
@Altair, di artikel ini Formatting Word Fields ada petunjuk lengkapnya
kebetulan senin depan ada tugas yang berhubungan sama mail merge
makasih mbak infonya
@reizsky, saya ikut senang artikel ini bermanfaat untuk Anda
thanks bro...
ga da satu halpun didunia ini yang kalo dibagi bagi ga berkurang kecuali Ilmu...
jadi
ilmu itu emng kudu dibagi bagi...
@Taw_vycq Habibulah, terima kasih juga telah berkunjung...
Tq, bro
izin ngopi
terimakasih tutorialnya. sangat bermanfaat :)
@liez, sama-sama :)
Matur thankyou gan,,bermanfaat banget,, mantap deh,,
Thanks So Much...........
thx tutorialnya ,,, jadi tambah pinter ne
tenkiyu brader ilmunya..salam kenal ya...cheers..
trims infonya
mksh ats info na yua..............
Manstab infonya gan... berguna banget... thanks y...
mohon bantuannya donk, kalau udah lakukan hal itu semua tapi pada waktu kita mau gabungkan dengan data source nda bisa, word unable to open data source, kenapa yaaa. Padahal sebelumnya bisa.
Terimakasih sebelumnya
Hello Anonymous,
Kemungkinan muncul pesan ini "word unable to open data source", krn automatic updates yg mempengaruhi koneksi data.
Coba copy paste data source ke file excel yg baru dan ulangi kembali penggabungan datanya dengan dokumen Word yg baru juga.
termakasih informasinya
thanks for this info , sangat membantu saya dalam melakukan ujian prakteek :)
Anda sangat berjasa tuan !! hormat !!
mantap oom..lanjut ke bahasan tips excel juga donk
TErima KAsih atas share ilmunya, semoga barokah
thanks ya tutor nya, sangat mambantu saya :)
makasi bermanfaat banget , semoga mendapat balasan dari yang diatas :)
saya ada kesulitan mas,, cara menampilkan nilai rupiah
contoh di exel RP.100,000
tp stelah di marge ke word tampilannya Rp.100000
(ga ada koma (,) tanda pemisah ratusan ribu)
gmana caranya agar angkanya sesuai dengan data di exel
Petunjuknya ada di artikel ini:
Cara Menampilkan Format Angka Excel di Mail Merge Word 2007
terima kasih banyak yaa..:D
sangat membantu.. semoga menjadi amal Jariyah..
Tengkyu kawan,,, artikelnya sangat bermanfaan
bos saya sudah coba dan mantab hasilnya...tetapi waktu print kok hasilnya kelewat ya...contoh saya buat dokumen 1 sampai 4...tetapi waktu print kok malah cetak 8 lembar bos...4 lembar kosong 4 lembar berisi tulisan...helppp me..bagaimana solusinya ya...
@aritonang,
Ada kemungkinan ukuran kertas yang digunakan untuk mencetak tidak sesuai dengan pengaturan di MS Word.
Solusinya:
- Di Page Setup | Margins, coba kurangi margin atas dan bawah.
- Pada Page Setup | Paper, pilih ukuran kertas yang digunakan untuk mencetak, misalnya A4.
Salam,
Imeily
Mohon solusi.. jika di format excel tertulis nama bulan tapi di word munculnya angka 0 bukan nama bulan. Gmn ya...
Anda bisa menggunakan cara di artikel ini: Cara Menampilkan Format Angka Excel di Mail Merge Word 2007 untuk menampilkan nama bulan.
Salam,
Imeily
TERIMAKASIH INFORMASINYA
SANGAT MEMBANTU SAYA DALAM BEKERJA :D
trimakasih Imeily...mau cetak sertifikat 500-an lbr, ehh ketemu tulisan Imeily. Sangat berguna !! boleh ya aq share di blogq, tq.
Thanks Infonya ....anak" q bsa belajar dr sini ......
malam mba, saya sedikit ada masalah nih, saya membuat mailmerge yg datanya hanya 1 field aja yaitu nama.. tp dalam 1 lembar terdiri dari 12 nama yg posisinya 3 ke samping 4 ke bawah, jd nama field nya saya buat nm1 sampai nm12, cuma ketika di cetak koq spasinya berubah ya, ngak sesuai dgn dokument utamanya.. mohon penjelasan dan solusinya mbak.. makasih sebelumnya
@Valcon's,
Informasi di forum ini mungkin bisa membantu Anda untuk masalah spasi dalam label mail merge: Link.
Salam,
Imeily
terimakasih mbak sangat membantu saya
sy buat master.xls dan surat.doc dalam 1 folder pengajuan. saat di close dan di buka lagi keluar pesan error "select * form master". gmn ya biar set path database na lari ke folder pengajuan trs.
@Anonymous,
Koneksi ke data source dengan menggunakan DDE mungkin bisa membantu Anda.
Petunjuknya ada di artikel ini: Cara Menampilkan Format Angka Excel di Mail Merge Word 2007.
Salam,
Imeily
Thanks yaa.......
sangat membantu bagi orang pelupa kayak aq ini... hehee...
selamat sore mba,saya ko ga berhasil mba pas di step.Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open
ada warning : error has occured : catastrohic failure
yg salah dimananya ya mba,mohon solusinya.
thank's
@Anonymous,
Petunjuk di forum ini mungkin bisa membantu Anda: Link.
Atau coba membuat mail merge seperti di artikel berikut: Cara Menampilkan Format Angka Excel di Mail Merge Word 2007.
Salam,
Imeily
terima kasih mba atas ilmu semoga semoga di balas dengan kebaikan, amin..........
TTerimakasih Tutornya.. hehehe.. ni lagi ujian praktek.. numpang googling wkwkkw, jangan lupa kunjungan balik ke www.pisangkroak.blogspot.com :)
makasih infonya, mba..
aku udh coba utk surat bisa..
nah, pas dibuat di label..koq keluarnya kyk surat lagi...
gimana step nya ya...
trims...
@Fa.Brian Ganda Pratama, terima kasih telah berkunjung :)
@Anonymous, saya kurang paham dengan maksud Anda "keluarnya kyk surat lagi..."
Mungkin tutorial ini bisa membantu Anda: Link - setiap langkahnya disertai gambar petunjuk.
Info.y bgus sob, mumpung lagi dapat tugas membuat mail merge.
kungjung balik sob. www.aryx-world.blogspot.com
mbak mohon bantuan pas di select data source ga bisa dibuka ada kalimat" An Unexpected error occurred:Not enough memory available to complete the operation. Close other program to make more memory available, and then try again"
jadi bagaimana ?
@muzzakki,
Apakah saat membuat mail merge, Anda juga menjalankan aplikasi lain? Jika ya, coba jalankan MS Word saja saat membuat mail merge.
Bila cara ini tidak berhasil juga, kemungkinan Anda perlu install ulang MS Office seperti contoh kasus di forum ini.
Salam,
Imeily
thank nih yg punya blog ini, ane jadi lebih paham.
Matur nuwun, lebih praktis, amat bermanfaat, tugas makin entheng.....
Mantap,, ntar saya kaseh cendol, gorengan>> sangant bermanfaat untuk ujian praktek saya,,, kalo dapat 90 ntar saya kaseh BAPKPAO,,, haha
Mbak, bisa nggak kalau mau buat 1 dokumen surat mail merge tapi datanya dari 2 file excel ?
@Anonymous,
Sepengetahuan saya, mail merge belum bisa mengambil data dari 2 file excel.
Saran saya, gabungkan semua data tersebut dalam 1 lembar kerja.
Salam,
Imeily
Terima kasih atas penjelasannya Mbak Imeily.
Saya juga mohon pencerahannya bagaimana caranya buat mail merge slip gaji karyawan yang di dalamnya tercantum sisa kas bon bulan sebelumnya ?
Selama ini saya buat manual dan cukup merepotkan karena jumlah karyawan lumayan banyak (sekitar 50-an).
Banyak terima kasih Mbak Imeily :)
t
@t,
Untuk sisa kas bon, perlu membuat kolom tersendiri pada lembar kerja Excel sehingga bisa dijadikan data untuk mail merge.
Kumpulan template Excel berikut ini mungkin bisa membantu Anda untuk merancang kolom tersebut.
- Payroll Calculator
- Timesheets - HR
Salam,
Imeily
Kalo buat kartu ujian dengan mail merge office 2007 giamana nih supaya dalam 1 document ada 4 atau lebih kartu?
iy nch sm dgn prtany sblumny....gmn ya cara buat no ujian dgn mailmarge....dlm 1 hal bisa bebrap kart ujian...mksiih....
@Irfa Zainul Ihsan dan Anonymous,
Coba gunakan mail merge label untuk membuat kartu ujian. Tutorialnya ada di sini -> Link.
Salam,
Imeily
thank u infonya ya ^^
halo, saya Andi
tadi saya udah liat tentang berbagai template buat PPT
saya mau nanya kalo bikin template sendiri mungkinkah? pake aplikasi atau ga ya? susah ga?
mohon bantuannya?
Hi Andi,
Petunjuk untuk membuat template PPT ada di link ini -> Cara Membuat Template PowerPoint 2007
Salam,
Imeily
Thank'z atas sharex. .. ^_^
makasiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiihhhhhhhhhh
Terima kasih, besok ada panggilan kerja yang kemungkinan ada praktek komputernya karena udah lupa mail merge jadi buka internet buat cari tutorialnya, syukurnya ada disini.
terima kasih : )
sippp dahhh pokonya...
lebih simpel utk dipraktekan.
matur nuwun...
...cara'a gmn y klo dta trsebut dpat menampilkn gmbar jg pd mail merge...???
@ochyka kawaii,
Petunjuk pada link ini, mungkin bisa membantu Anda untuk membuat mail merge gambar.
Salam,
Imeily
Makasih gan,yang ini ebih simpel .
maaf bang admin ... saya mau tanya nih. kalo membuat no peserta ujian misalnya (1 lembar menjadi 6 nomor) itu gimana caranya dengan satu kali printah cetak.
@Dwi Puji,
Coba gunakan mail merge label.
Tutorialnya ada di sini: link.
Salam,
Imeily
makasih banget infonya sangat bermanfaat
terima kasih kerana berkongsi ilmu yang bermanfaat. Semoga segala usaha kamu diberkati Allah.
saya punya kendala ni.. dr data yang saya masukkan d recipent cuma tercantum 10 kolom. padahal data yg saya masukkan ada sekitar 19 kolom...
bagaimana menampilkan atau memasukkan semua kolom agar dapat saya gunakan untuk mail merge.. karena semua kolom saya gunakan...
terima kasih
@Anonymous 82,
Jika maksud Anda adalah data masing-masing recipient seperti: Anita, Ann, Benyamin, coba lihat tips pada tahap III - 10 di atas.
Jika yang Anda maksudkan adalah kolom field data (nama, alamat, dsb), coba gunakan Excel sebagai data source-nya. Petunjuknya ada di tutorial ini: Cara Menampilkan Format Angka Excel di Mail Merge Word 2007.
Salam,
Imeily
Makasih mau share ilmunnya ..
Artikelnya sangat membantu gan....terima kasih banyak...smoga ilmunya bermanfaat buat semua orang.
salam sukses selalu
masih aga bingung
yang otomatis cma satu nama
yang lainnya gmna apa copy paste ?
terimakasih
@tuty juniarti,
Hasil mail merge akan ditampilkan per data. Untuk melihat yang lainnya, coba lihat petunjuk pada langkah 11 dan 12 di tutorial ini.
Salam,
Imeily
makasih infonya. tapi masih kurang paham, mungkin belum dicoba kali yaa
Kalo case nya seperti ini gimana:
Saya buat tabel dengan 2 baris, baris pertama hasilnya nama A. Dan baris kedua hasilnya A juga. Kalo saya mau buat dengan hasilnya digaris kedua itu B bagaimana yah mbak?
@Ahriel Andhita,
Coba gunakan cara mail merge label. Tutorialnya ada di sini: Cara Membuat Mail Merge Label dengan Excel dan Word 2007/2010.
Salam,
Imeily
Post a Comment